Успех АЗС зависит от уровня прозрачности бизнес-процессов
Последние тенденции на рынке дистрибуции нефтепродуктов например, объединение АЗС в сети, закрытие мелких неприбыльных АЗС, расширение ассортимента, фактически представляют собой те меры, которые предпринимаются компаниями, во-первых, для увеличения долговременной прибыли и, во-вторых, для усиления своей конкурентоспособности. Поскольку возможностей по дополнительному увеличению доли рынка становится все меньше, фокус руководителей АЗС перемещается на модернизацию информационно-технологической инфраструктуры предприятий. ИТ здесь являются точно таким же инструментом обеспечения устойчивых темпов развития, как и в любом другом секторе.В последние годы рынок розничной торговли нефтепродуктами становится все более конкурентным, при том, что общее количество игроков постоянно уменьшается. Мелкие компании вынуждены постепенно покидать рынок, так как только наличие в сети большого количества АЗС позволяет сделать бизнес прибыльным. Помимо розничных сетей, на рынке заметное место занимают крупные компании, специализирующиеся на торговле нефтепродуктами, российские нефтегазовые холдинги, а также российские структуры, представляющие западные бренды BP, Neste, Shell и др.
Высокая степень конкуренции в определенной степени обуславливает насыщение рынка и приводит к относительной стабилизации цен. В результате все более значительную долю в обороте предприятий, осуществляющих продажу нефтепродуктов, начинает занимать торговля сопутствующими товарами и оказание услуг (питание, автосервис, мойка). В настоящий момент большинство АЗС, принадлежащих крупным сетям, превращаются в многопрофильные торгово-сервисные предприятия. Росту его продаж будут способствовать в совокупности такие факторы, как высокое качество реализуемого топлива, репутация торговой марки на рынке, новейшие технологии продаж, высокий уровень сервиса, удобное местоположение и диверсификация товаров и услуг.
В этом сегменте, как в любом клиенто-ориентированном бизнесе, постоянно возрастают требования к качеству оказываемых услуг и реализуемых товаров. Одновременно увеличивается потребность в создании сложной информационной системы для управления хозяйственной деятельностью этого многопрофильного предприятия. Новые условия развития бизнеса по дистрибуции нефтепродуктов породили спрос на новые решения и инструменты, позволяющие решать задачи полномасштабного управления и контроля для автозаправочных комплексов и крупных территориально-распределенных сетей АЗС.
ИТ-решения для АЗС: предложение адекватно спросу
Информатизация или модернизация существующего информационного комплекса АЗС предполагает решение таких бизнес-задач, как:
- оптимизация ИТ-инфраструктуры;
- стандартизация бизнес-процессов;
- централизованное планирование ассортимента, снабжения и ценообразования;
- упрощение процесса управления региональной сетью;
- расширение возможностей сбыта;
- оптимизация уровня запасов;
- управление взаимоотношениями с поставщиками;
- минимизация бумажного документооборота;
- оперативное управление розничными ценами на топливо;
- повышение прибыльности и объема продаж.
Предприятия данного сектора заинтересованы в решениях, которые позволяют оперативно получать полную информацию о движении нефтепродуктов на автозаправочных станциях, в автоматическом режиме рассчитывать оптимальный объем продукции для каждой АЗС, формировать заказы на поставку топлива и прогнозировать будущие продажи. Также ИТ-решение должно обеспечивать формирование отчетной информации в различных аналитических разрезах и унификацию бухгалтерского учета региональных предприятий. Должен быть автоматизирован процесс плановых и экстренных инвентаризаций нефтепродуктов. Упрощая управление запасами, установленная на АЗС система должна контролировать конкурентоспособные позиции товаров на рынке, увеличивать прибыль от групп товаров и своевременно предоставлять финансовые и операционные данные.
Таким образом, выбираемое автозаправочным предприятием решение должно позволять эффективно управлять торговыми операциями в единой информационной среде как на местах, так и на уровне головного офиса. В конечном итоге полноценное решение должно обеспечивать поддержку всех бизнес-процессов по всей сети, с интеграцией разнообразных информационных источников на одной платформе. Оптимальный вариант предполагает интегрирование этого программного продукта в общую систему управления компанией.
Игроки этого рынка, автоматизирующие свои бизнес-процессы, долгое время шли по стандартному пути островной автоматизации. До сих пор многие приложения в этих компаниях покупаются независимо и затем увязываются с уже имеющимися системами. По словам привлекаемых к этим видам работ интеграторов, на практике выясняется, что соединение всех систем в единую среду представляет достаточно сложную задачу, требует больших затрат и часто приводит к проблеме обеспечения целостности данных. При этом расходы на обслуживание нескольких систем существенны, что негативным образом сказывается на эффективности бизнеса. У единого комплексного решения здесь есть безусловные преимущества оно обеспечивает стандартизацию бизнес-процессов по всей торговой сети, что значительно повышает эффективность работы и позволяет снизить стоимость затрат,
Возможности оптимального программного комплекса для АЗС позволяют планировать ассортимент, управлять ценами, осуществлять логистические операции, обрабатывать данные по продаже топлива, управлять запасами топлива, проводить взаиморасчеты, контролировать продажи и анализировать сбыт. Установленный комплекс позволяет оперативно получать детальную информацию с АЗС т.е. позволяет оптимизировать товарные запасы и ускорять расчеты с партнерами, а также создает единую информационную базу предприятия т.е. обеспечивает доступность, прозрачность и связность всей информации.
Показателями экономического эффекта от инвестиций в подобного рода ПО могут стать такие факторы, как сокращение времени инвентаризации товаров, экономия за счет параллельного проведения инвентаризации и отгрузки или за счет сокращения складских запасов.
«Татойл-Сервис»: Самая большая трудность проекта человеческий фактор
О требованиях, которые предъявляет предприятие, занимающееся розничной продажей нефтепродуктов, к системам автоматизации, о возможных трудностях проекта и дальнейших перспективах его развития рассказывает Елена Бузаева, главный бухгалтер «Татойл-Сервис».
CNews.ru: Какие задачи планировалось решить за счет внедрения системы «Парус»?
Елена Бузаева: Мы пришли к необходимости внедрения новой системы управления предприятием, осознав, что старая система не справляется с постоянно увеличивающимся объемом данных и не может удовлетворить возрастающие потребности бизнеса. Поэтому нашей главной целью стало создание единой информационной платформы, поддерживающей процессы принятия управленческих решений. Также нужно было автоматизировать сбор информации, поступающей с АЗС, о реализации продукции. Это должно было повысить оперативность получения данных и достоверность информации по различным аналитическим срезам.
CNews.ru: С какими принципиальными сложностями вы столкнулись в процессе реализации проекта?
Елена Бузаева: Нужно сразу отметить, что глобальных, т.е. неразрешимых, проблем вообще не было, а все поставленные задачи выполнялись. С 1 октября система «Парус» была запущена в промышленную эксплуатацию. Больших усилий нам стоили ввод и стыковка информации. Сейчас обнаруживаются какие-то моменты, которые ранее не были учтены. Идет доработка системы. В данный момент основная наша трудность связана с человеческим фактором, с необходимостью подготовки сотрудников. Постепенно они привыкают к работе в новых условиях.
CNews.ru: Как вы оцениваете эффективность проекта? Когда можно ожидать возврата инвестиций?
Елена Бузаева: Это вопрос, который в первую очередь волнует нашу головную компанию. Мы не совсем самостоятельная структура в рамках ОАО «Татнефть», и, естественно, инвестиции в ИТ делались с её разрешения, после подробной аргументации целесообразности данного шага. Теперь головная компания внимательно следит за результатами проекта.
Мне сложно говорить об эффективности инвестиций, поскольку не совсем понятно, как высчитать этот показатель. Сейчас я могу отметить ряд позитивных моментов, произошедших после перехода к работе в новой системе. Во-первых, снизилось значение человеческого фактора при обработке информации в процессе реализации нефтепродуктов. Во-вторых, раньше выставление счетов по отгрузкам нефтепродуктов осуществлялось с двухнедельной задержкой, что влекло за собой задержку оплаты. Сейчас каждое утро мы имеем полную информацию обо всех отгрузках нефтепродуктов за предыдущий день в почасовом режиме. Повысилась оперативность расчета с покупателями: теперь мы можем выставлять счета как минимум каждые три дня, за счет чего ожидаем увеличения оборачиваемости. Пока экономисты произведут подсчеты и дадут оценку эффективности, мы сами просто получаем удовольствие от работы в системе, где все прозрачно.
Отдельно упомяну об автоматизации нашей строительной деятельности. На этом участке достаточно сложная договорная база. Большое количество строек АЗС, много подрядчиков, сложная отчетность. Нужно контролировать материалы и оборудование, идущие под монтаж, учитывать их на складах. Автоматизацию строительной деятельности мы выделили в отдельный подпроект и получили здесь эффективное решение, реализованное «Парусом». Наши сотрудники, работающие теперь на новой платформе, дают самые позитивные отзывы. У нас появилась возможность четко отслеживать исполнение строительных договоров (как по срокам, так и по составу работ); вести планирование материальных запасов, необходимых для строительства АЗС, с разбивкой по складам, планируемым объектам и т.д.
CNews.ru: Каковы ваши дальнейшие планы в рамках информатизации бизнес-процессов?
Елена Бузаева: Думаю, что, однажды начав проект, сложно остановиться. В наших самых ближайших планах довести внедрение системы до конечного результата, когда все станции будут работать в автоматическом режиме. Нам необходимо оперативно получать и консолидировать всю управленческую информацию для дальнейшего развития бизнеса.
CNews.ru: Спасибо.
Как комментирует итоги проекта, реализованного в «Татойл-Сервис», Андрей Ляхов, ведущий менеджер департамента продвижения корпоративных проектов «Паруса», в перспективе заказчиком ставится задача по созданию эффективного инструмента управления для топ-менеджмента. С учетом того, что промышленная эксплуатация системы началась в октябре, переход на следующий этап проекта произойдет после автоматизации всех АЗС сети. По мере того как все настроенные процессы будут введены в работу, появятся новые потребности, которые нужно будет покрывать, а также станут развиваться те возможности системы, которые подразумеваются, но не используются в данный момент. В дальнейшей перспективе планируется тиражирование решения, при положительной оценке его результатов головной компанией.
Мария Попова / CNews.ru