Какое коммуникационное решение для бизнеса выбрать — On-Premise или SaaS

Получить чек-лист сравнения моделей On-Premise и SaaS, который поможет определиться с выбором коммуникационного решения для бизнеса.

Облачные сервисы SaaS (ПО как услуга) предоставляют программное обеспечение и хранение данных с доступом через интернет. Ключевой компонент сервиса – серверное ПО – контролируется и обслуживается провайдером услуги. Этот подход становится все более популярным благодаря своей гибкости и доступности. По данным Fortune Business Insights, объем мирового рынка SaaS достигнет в 2028 году 716,52 млрд долларов, увеличиваясь в среднем на 27,5% ежегодно. Однако есть несколько  факторов, которые следует учитывать с точки зрения внедрения SaaS. 

Контроль и безопасность

Важнейшее требование бизнеса к решениям для коммуникации — обеспечение высокого уровня безопасности и защиты данных.

Если продукт обслуживает (размещает и поддерживает) провайдер, то речь идет о модели SaaS.Серверное ПО разворачивается на инфраструктуре поставщика услуг (который, в свою очередь, может иметь не собственную, а арендованную у IaaS-провайдера инфраструктуру), и к нему осуществляется удаленный доступ. В этом случае заказчик не получает полного контроля над инфраструктурой и собственными данными, что может быть проблемой с точки зрения безопасности. 

С другой стороны, высококвалифицированные поставщики услуг SaaS выполняют всю работу по обеспечению безопасности за своих клиентов. Они предлагают необходимую защиту данных в облачной среде, резервное копирование/восстановление и другие сервисы безопасности. Однако такой подход не всегда отвечает высоким требованиям безопасности, например, компаний из банковской сферы или других владельцев объектов КИИ.

Стоимость

Согласно оценкам специалистов, на старте стоимость годовой подписки коммуникационного решения SaaS может быть в 10-12 раз ниже On-Premise. Однако через 3-5 лет совокупная стоимость владения (ТСО)  оказывается сопоставимой: обновления и патчи для решений On-Premise должны устанавливаться и поддерживаться вручную, что может быть трудоемким процессом и требовать времени, а  в случае внедрения решения SaaS отсутствие необходимости в собственной инфраструктуре снижает  затраты и упрощает обновления ПО. 

Мобильность, кастомизация и масштабирование

Обновления и поддержка обычно входят в стоимость услуг SaaS, что упрощает жизнь администраторов, но возможны ограничения при интеграции  с существующими системами, особенно размещенными в локальной инфраструктуре. Из плюсов: облачные решения SaaS могут легко масштабироваться в зависимости от потребностей бизнеса и предоставляют доступ из любой точки мира без лишних сложностей и дополнительных настроек. 

Ключевой риск

В SaaS, как правило, ключевая угроза – это потеря контроля над данными и функциональности. Прецедентов уже не мало, в числе недавних — отключение Google Workspace для компаний из России, невозможность оплаты сервисов Microsoft. 

В модели On-Premise (развертывание на своей площадке) вся необходимая для коммуникации инфраструктура и программное обеспечение устанавливаются и поддерживаются на серверах, физически находящихся либо в самой компании, либо у доверенного партнера (по модели IaaS). 

Контроль и безопасность

Этот подход обеспечивает максимальный контроль над данными и системами, что может быть критически важным для разных организаций, особенно в сферах, где соблюдение строгих нормативов и правил безопасности персональных данных имеет первостепенное значение, таких как финансы, здравоохранение и юриспруденция. 

По данным исследования Naumen, из-за ухода иностранных вендоров с российского рынка половина российских компаний лишилась технической поддержки. В условиях отзыва лицензий, отключения сервисов пришлось принимать меры, чтобы исключить остановку бизнес-процессов. Теперь около 80% отечественных компаний из крупного и среднего бизнеса разрабатывают ПО самостоятельно. Все больше российских разработчиков предлагают свои готовые к развертыванию коммерческие продукты, стремясь занять освободившуюся нишу. 

Для компаний с распределенными командами, работающих в гибридных форматах и предъявляющих высокие требования к безопасности данных, максимально подходящий вариант — решение On-Premise. В нынешнем контексте — российское программное обеспечение. Например, недавно выпущенный на рынок Squadus от МойОфис. В этом едином цифровом рабочем пространстве, которое предназначено для компаний любой численности, реализованы основные функции безопасности: шифрование, защита соединений и двухфакторная аутентификация, поддерживаются современные протоколы авторизации.

Стоимость

Решения для коммуникации On-Premise требуют значительных начальных инвестиций в оборудование и инфраструктуру, а также операционных расходов на обслуживание и обновления, в то время как SaaS позволяет снизить начальные затраты и предоставляет предсказуемую структуру оплаты на основе подписки. Развертывание и поддержание собственной ИТ-инфраструктуры — серьезные финансовые вложения.

On-Premise также требует наличия ИТ-отдела, который сможет устранить любую проблему, связанную с приложением, тогда как в SaaS за устранение любых отклонений от его нормального поведения полную ответственность несет поставщик услуг.

С учетом всех затрат программное обеспечение SaaS, как правило, является для многих предприятий более дешевым вариантом как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Однако в целом затраты зависят, например, от длительности использования и динамики изменений в бизнесе. Так, когда точно известно число сотрудников, и чем они будут заниматься, выгоднее решение On-Premise. Если определенности нет, то лучше выбрать SaaS. 

Мобильность, кастомизация и масштабирование

Считается, что потенциальный минус системы корпоративных коммуникаций On-Premise — ограниченная мобильность, сложность доступа к данным и коммуникационным инструментам вне офиса. Однако работать в частном облаке можно и удаленно, задействовав дополнительные средства обеспечения безопасности, например, защиту каналов связи с помощью российских криптоалгоритмов.  Локальное использование предпочтительнее с точки зрения кастомизации, когда нужно по мере необходимости вносить в коммуникационное решение изменения.

Ключевой риск

В локальном варианте риски в большей степени связаны с внедрением: трудность развертывания ПО, его поддержка и обучение сотрудников новым программам. Многие вендоры, развивающие On-Premise продукты, заботятся о том, чтобы создать максимально комфортные условия для внедрения своих решений. Например, разработчик Squadus, компания МойОфис, проработал бесшовную миграцию со Slack и Microsoft Teams, а также самостоятельно проводит обучение новых пользователей.

Выбор между коммуникационными решениями On-Premise и SaaS зависит от потребностей бизнеса и от того, кто предоставляет сервис SaaS, российский или зарубежный провайдер. В последнем случае риски существенно возрастают. Для компаний со строгими требованиями к безопасности и уровню контроля, готовым к инвестициям в собственную инфраструктуру, On-Premise может быть предпочтительным вариантом. С другой стороны, если в первую очередь важны гибкость, масштабируемость и экономия ресурсов, то более подходящими могут оказаться решения SaaS.

SaaS дает преимущества для бизнеса благодаря частым обновлениям, более короткому времени развертывания. Конечные пользователи также получат больше удобства благодаря мобильным приложениям SaaS и доступу через интернет. Доступ к программному обеспечению SaaS можно получить с разных устройств. Однако локальные решения предоставляют проверенные возможности интеграции с существующими приложениями и операционными системами, имеют более мощный набор инструментов для настройки. 

Для SaaS плата взимается ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода или ежегодно, в то время как при локальном развертывании ПО плата обычно единовременная и зависит от размера организации и количества пользователей или устройств. Таким образом, SaaS — это в большей степени операционные затраты, а On-Premise — капитальные.
В конечном счете, все сводится к тому, как работает бизнес, включая инвестиционные модели, допустимый уровень риска, где нужно хранить данные, и кто должен обслуживать программное обеспечение. SaaS неуклонно становится основным вариантом для большинства предприятий, но и локальное ПО (на отечественном рынке — российское) сохраняет свою роль.

В современных российских реалиях использование решение SaaS в корпоративном сегменте допустимо, если это  отечественный сервис. Вариант On-premise дороже при развертывании, но дает больше контроля и на длинном горизонте планирования может быть эффективнее. Российскому бизнесу при выборе решений надо исходить из тех моделей, применение которых не приведет к остановке бизнес-процессов в связи с изменением отношения владельца сервиса к пользователям из конкретного региона.

Поэтому, прежде чем принимать окончательное решение, важно провести тщательный анализ потребностей и возможностей бизнеса, а также учесть все факторы безопасности и бюджет. В некоторых случаях оптимальным вариантом может быть комбинированный подход.

Получить чек-лист сравнения моделей On-Premise и SaaS, который поможет определиться с выбором коммуникационного решения для бизнеса.