CNews: Когда российская компания задумывается о переходе на отечественное решение в сфере виртуальных офисов, по каким критериям она должна выбирать платформу?

Сергей Педченко: В целом, изменения всегда начинаются не с технологий, а с бизнес-процессов. Важно понять, какие задачи компания хочет решить. Часто к нам приходят организации, которые ранее вообще не использовали виртуальные офисы — ни зарубежные, ни российские. Их мотивация проста: существующие процессы перестали работать эффективно, поэтому требуются изменения. Например, сотрудники пересылают файлы по почте, нет единого корпоративного хранилища, сложно управлять доступами и совместной работой. В таком случае задача формулируется как улучшение бизнес-процессов, а уже под неё подбирается инструмент.

Другой частый сценарий — «зоопарк» инструментов. Часть задач ставится по почте, часть — в мессенджерах, сроки теряются, контроль размывается. Здесь виртуальный офис рассматривается как способ навести порядок и централизовать коммуникации.

Если же компания уже использует такие решения, как Google Workspace,Microsoft 365 или любой другой сервис, подход немного иной. Обычно на стороне заказчика формируется проектная команда, которая анализирует рынок и приходит с конкретным запросом: какие процессы они применяют сейчас и можно ли воспроизвести их на российском решении. В ответ демонстрируется, что реализовано аналогично, что решается другими инструментами, а какие функции будут доступны, например, через квартал или два.

Если говорить о рынке в целом, то ситуация здесь крайне разнообразная: кто-то уже давно применяет виртуальные офисы, но у многих это решения уровня Postfix или Zimbra, которые компании используют с конца 90-х. Но нужно понимать, что современные платформы ушли далеко вперёд — это и интеграция календарей с системами ВКС, и удобная работа с большими файлами через ссылки на диск, и связка почты с другими сервисами.

После того, как определены бизнес-сценарии и функциональность, оценивается сложность миграции. Обычно считают объём данных: сколько почты и файлов приходится на сотрудников и на организацию в целом. Это важно, потому что от объёма напрямую зависит время перехода.

Так, «Яндекс 360» поддерживает миграцию из большинства популярных сервисов: файлов — из Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint), Google Workspace (Google Drive, командные диски), почты — из Microsoft 365, Google Workspace, on-premises Microsoft Exchange, а также других почтовых серверов. Важно отметить, что с Exchange, который продолжают использовать многие компании даже после того, как Microsoft прекратила поддержку сервиса, миграция проходит достаточно удобно.

Таким образом, логика выбора всегда одна и та же: сначала — задачи бизнеса, затем — проверка функционального соответствия, после — оценка возможности и сроков миграции. Именно так обычно и выстраивается процесс перехода на виртуальный офис.

CNews: Какие рекомендации вы дали бы компаниям, которые уже задумываются о переходе на полноценное решение для совместной работы?

Сергей Педченко: Работа с задачами и документами в почте и мессенджерах уже становится неудобной и плохо управляемой. В таких случаях я бы рекомендовал начать хотя бы с внедрения «Яндекс Трекера» — системы управления задачами и бизнес-процессами, на которой работает весь «Яндекс». Мы стремимся сделать так, чтобы её было максимально просто использовать и можно было быстро встроить в повседневную работу любой команды: от небольшого бизнеса до корпорации.

Для реализации сложных и нестандартных сценариев можно привлекать наших партнёров, которые помогут адаптировать готовое решение под конкретные задачи. Но при этом базовые задачи вполне можно закрыть самостоятельно. Такие привычные вещи, как ежедневники или простое управление задачами, удобно реализуются в «Трекере».

Инструмент не такой сложный, как может показаться на первый взгляд. Достаточно присмотреться к «Трекеру», попробовать его в работе, пообщаться с сообществом и подключиться к комьюнити. В итоге открывается совершенно другой уровень организации работы: появляются инструменты, которые значительно удобнее, чем пересылка писем, разрозненные заметки и сохранённые «на потом» сообщения.

CNews: Вы уже начали сравнивать «Яндекс 360» с зарубежными решениями — Google Workspace и Microsoft 365. А какие ключевые преимущества у «Яндекс 360» помимо локализации?

Сергей Педченко: Преимущества зависят от конкретных сервисов, но если говорить в целом, ключевое — это единый виртуальный офис. «Яндекс 360» уже сегодня позволяет реализовывать большое количество кросс-сценариев между сервисами, и их число и качество этих сценариев постоянно растёт.

Если сравнивать с устоявшимися решениями вроде Google Workspace и Microsoft 365, мы можем предложить функциональность, которой у них нет в таком виде. Например, «Трекер »— полноценный инструмент управления задачами, глубже встроенный в экосистему, чем аналоги в зарубежных платформах. Или «Доски» — не во всех платформах есть похожий инструмент для командной работы — тот же Google год назад закрыл своё решение Jamboard.

С точки зрения набора сервисов и их связности это серьёзное конкурентное преимущество. Я уже не говорю о том, что мы работаем в одном языковом и культурном контексте с клиентами, а продуктовая команда находится буквально на расстоянии вытянутой руки. Разработка Google и Microsoft распределена между США и другими странами, тогда как офисы команды «Яндекс 360» расположены в Москве, Минске, Ереване и других городах. Это ускоряет обратную связь, но что важнее — делает ее более клиентоориентированной и четкой.

CNews: Насколько важны для крупных корпоративных клиентов экосистемность и кросс-функциональность при выборе виртуального офиса?

Сергей Педченко: Для крупных компаний это, действительно, часто становится решающим фактором. Чем больше разрозненных продуктов используется, тем выше накладные расходы на их интеграцию и поддержку.

Как правило, это означает разные контракты: отдельный — на почту и календарь, отдельный — на ВКС и мессенджеры, ещё один — на файловое хранилище, трекер задач, браузер и так далее. В итоге — пять контрактов, пять платформ, пять служб поддержки и пять разных бизнес-процессов, которые слабо связаны между собой.

Экосистемный подход позволяет закрыть все эти задачи в рамках одного контракта, единой технической поддержки и встроенных кросс-сценариев между сервисами, которые развиваются как единое целое.

CNews: С какими основными трудностями компании сталкиваются при миграции с одного виртуального офиса на другой? Как Яндекс 360 помогает сделать переход бесшовным?

Сергей Педченко: Одна из самых распространённых проблем — это ограниченный доступ к администрированию. Особенно это актуально для российских подразделений западных компаний: центральная админка часто находится за пределами России, и локальные команды просто не имеют к ней доступа.

Вторая ключевая сложность — скорость миграции. Технически она ограничена параметрами конкретного тенанта, поэтому при больших объемах данных время становится критичным фактором.

Со своей стороны мы предлагаем современные инструменты миграции, которые развиваются уже много лет. Один администратор может перенести тысячи пользователей, выполнив необходимые настройки. При этом для рядовых сотрудников процесс остаётся полностью незаметным.

Мы поддерживаем длительную параллельную синхронизацию: почта может дублироваться два, три, шесть месяцев, пока большая организация постепенно переезжает, команда за командой. Аналогично работает миграция файлов: данные из SharePoint или Google Drive переносятся «папка в папку, файл в файл» в облачные хранилища сотрудников.

Даже при объемах в десятки или сотни терабайт финальная миграция проходит быстро. Система повторно синхронизирует только измененные данные — вместо повторной загрузки 100 ТБ потребуется перенести, условно, 5 ТБ. В итоге сотрудники получают актуальные почту и файлы сразу после входа в «Яндекс 360».

Пока мы не переносим историю переписок из мессенджеров в полностью автоматическом режиме, но на практике это требуется далеко не всем. Перенос календарей возможен в полуавтоматическом формате, и мы продолжаем развивать инструменты миграции дальше.

В целом наша задача — снизить нагрузку на ИТ-команды заказчика и сделать переход на «Яндекс 360» максимально спокойным и предсказуемым.

CNews: Можете рассказать на примере реального кейса, как поэтапно выглядит миграция внутри компании? Как устроен переходный период, что в этот момент делают сотрудники и руководители? Как проходит обучение пользователей?

Сергей Педченко: Да, у нас есть как текущие, так и уже завершенные кейсы. Чаще всего процесс начинается с пилотирования. Выделяется небольшая команда, обычно 10–15 человек, и начинает работать в новом сервисе изолированно. Иногда запускаются параллельные пилоты в двух-трёх стримах, чтобы команды могли сравнить решения в течение одной-двух недель.

После этого участники заполняют скоринг-таблицы и дают обратную связь. На основе этих данных принимается решение о выборе платформы. Как правило, за пилотирование и финальный выбор отвечают сотрудники ИТ-подразделений. Именно они берут на себя ответственность за инструменты виртуального офиса.

Когда решение принято, начинается масштабирование. Сначала переезжает команда, участвовавшая в пилоте, затем подключаются остальные пользователи. ИТ-подразделение начинает полноценно использовать «Яндекс 360»: «Почту», «Календарь», встречи, работу с файлами. В процессе часто возникают нюансы, например, связанные с совместным использованием календарей или привычными сценариями работы. Мы помогаем оптимизировать эти моменты.

Далее формируется детальный план миграции: кто, когда и в какой момент переезжает, какие доступы выдаются, какие сервисы переключаются. Параллельно запускается обучение бизнес-пользователей. У нас есть готовые обучающие курсы, которые можно пройти самостоятельно, а также команда, которая проводит очные и онлайн-обучения для крупных заказчиков.

Со стороны нашей команды обычно предоставляются инструкции по настройке и началу работы в новом сервисе. Пользователи проходят онбординг: смотрят курсы, участвуют в лекциях, получают ответы на вопросы. После этого переход происходит постепенно: всё больше сотрудников начинают работать в «Яндекс 360». В зависимости от компании и сложности процессов это может занять от нескольких дней до пары месяцев.

Есть и очень быстрые кейсы. Например, компания с 2000 пользователей может переехать за неделю. У нас был кейс Faberlic в 2022 году: около 2000 сотрудников начали работать в «Яндекс 360» фактически за один рабочий день. Формально переход занял несколько календарных дней, но для пользователей это выглядело так в пятницу старые сервисы отключились, а после выходных сотрудники уже работали в новой среде.

Но такие сценарии — скорее исключение. Это большая нагрузка на ИТ-команду заказчика, которой нужно оперативно всё объяснить и переобучить пользователей. Мы обычно рекомендуем более плавный переход — в течение недели, когда процессы ещё «не разъехались» и есть возможность спокойно адаптироваться.

В целом миграция — это всегда проект, который ведёт рабочая группа на стороне заказчика, а мы со своей стороны обеспечиваем вендорскую и консультационную поддержку. Большинство потенциальных сложностей выявляется ещё на этапе пилота, но если что-то возникает уже в процессе, мы подключаемся и помогаем решать.

CNews: Бывают ли у клиентов, особенно из сфер, которые относятся к КИИ, повышенные требования к безопасности и защите данных?

Сергей Педченко: Да, безусловно. У нас есть клиенты с очень высокими требованиями к информационной безопасности, и мы много работаем с ИБ-подразделениями заказчиков. За последние годы продукт серьёзно развивался именно в этом направлении.

Если сравнивать с 2022 годом, тогда, например, не было развитого логирования, интеграции аудит-логов с системами мониторинга инцидентов или полноценной интеграции с DLP. Сейчас эти возможности есть, а некоторые проекты мы как раз завершаем. В частности, внедряется интеграция исходящей почты с DLP-системами заказчиков в режиме предотвращения потери данных, а не только контроля.

Мы внимательно слушаем запросы клиентов, фиксируем их и планомерно реализуем. В продукте уже есть развитые ролевые модели администрирования, логирование, безопасные клиенты, интеграции с ИБ-системами.

Отдельный блок — регуляторные требования. Банки и субъекты КИИ часто не могут использовать облачные решения в классическом виде. Им требуется размещение сервисов в собственной инфраструктуре или у аттестованных партнёров. Для таких заказчиков мы предлагаем не только расширенную функциональность безопасности, но и on-premises-решение. И в 2026 году мы планируем перевести на эту модель все наши сервисы. Но что еще важнее, эти сервисы не будут отличаться от своих SaaS-решений. Это позволит компаниям выбирать софт исходя из своих потребностей, а не потому, что других вариантов нет, как это было раньше.

On-premises позволяет развернуть «Яндекс 360» непосредственно в инфраструктуре заказчика и обеспечить полный контроль над контуром безопасности. Более того, такие сценарии допускают работу, например, с «Яндекс Диском» даже без доступа к интернету. Подобные возможности будут доступны уже в ближайшее время.

То есть, если регулятор или внутренняя политика компании требует хранить данные исключительно в собственной инфраструктуре, мы можем предложить соответствующее решение с тем же уровнем функциональности и безопасности. Пользователи смогут работать с сервисом локально, сохраняя тот же уровень защиты данных.

CNews: Вы упомянули развёртывание в собственной инфраструктуре и интеграцию с DLP-системами. Планируется ли дальнейшее расширение функций и инструментов в ближайший год? На чем вы в первую очередь основываетесь при формировании продуктовой дорожной карты: на запросах клиентов, анализе рынка, тенденциях или опыте зарубежных решений?

Сергей Педченко: Мы, безусловно, опираемся на запросы клиентов, но не только. Мы внимательно анализируем рынок, следим за трендами, изучаем лучшие практики и понимаем, к какой функциональности пользователи привыкли, работая с другими продуктами. Наша задача — дать привычные и понятные инструменты для решения тех же бизнес-задач, но уже в отечественном исполнении.

В ближайшее время мы планируем расширять возможности управления политиками доступа: появится более гибкая настройка доступных сервисов и ресурсов на уровне подразделений и групп пользователей. Также мы добавим детальную статистику использования сервисов — как в разрезе всей организации, так и по отдельным пользователям.

Кроме того, будут внедрены новые варианты второго фактора аутентификации, настраиваемые на уровне организации, а также аудит и централизованное управление чатами в Яндекс Мессенджере. Мы планируем его прямую интеграцию с DLP-системами заказчиков.

CNews: Если подводить итоги года, как бы вы оценили состояние рынка отечественного корпоративного ПО и решений для совместной работы? И какие тренды и прогнозы вы видите на горизонте 2–3 лет в части миграций и виртуальных офисов?

Сергей Педченко: Мне кажется, сейчас мы подходим к завершению этапа формирования базовой функциональности, которая необходима B2B-заказчикам. Далее начинается следующий этап — развитие возможностей, которых не было в тех решениях, к которым пользователи привыкли ранее.

Например, мы активно внедряем элементы искусственного интеллекта там, где они повышают эффективность работы. В «Телемосте» и «Мессенджере» уже появилась функция автоматической суммаризации встреч: подведение итогов, конспекты, фиксация договорённостей и экшн-поинтов с последующей отправкой уведомлений по почте. Это позволяет сразу использовать результаты встреч в дальнейшей работе.

Мы выходим на этап, когда перестаём просто догонять и начинаем предлагать новые сценарии использования. Для нас важны кросс-сценарии и экосистемность, чтобы пользователю не приходилось переключаться между десятками окон и сервисов. Например, возможность работать с файлами прямо из мессенджера, быстро делиться документами, совместно редактировать их и сразу вовлекать коллег в работу.

Среди ключевых трендов — осмысленное применение искусственного интеллекта там, где он приносит пользу. Хороший пример — использование нейросетей в «Почте», что особенно удобной в мобильном интерфейсе. ИИ помогает сразу выделять важные письма, что критично при работе с небольшого экрана.

Мы также развиваем агентские сценарии. Уже запущен отдельный интерфейс для работы с «Почтой», который помогает готовить ответы, работать с контекстом переписки и управлять задачами. В дальнейшем такие агенты будут помогать работать с документами, Яндекс Диском, Вики и другими сервисами, быстро находя нужную информацию и помогая пользователю в рамках его рабочего процесса, а не заменяя его.

В целом мы видим наш трек как развитие кросс-сценариев и внедрение ИИ для реального повышения эффективности работы. Это возможно во многом благодаря сильной R&D-команде «Яндекса» и экспертизе в области ИИ.