«Автоматизировать можно большинство процессов: и рутинных, и тех, что касаются стратегического планирования»

CNews: Какие бизнес-процессы в компаниях требуют наибольшего количества ресурсов?

Елизавета Бурдина: К ресурсоемким бизнес-процессам относится, например, планирование продаж, бюджета, производства. В планировании занято наибольшее количество людей, это требует повышенного внимания. Операционные рутинные процессы тоже могут быть ресурсоемкими — например, закупки, бюджетирование проектов или команд, так как поддержание правил оборачивается высокими издержками.

Само по себе производство с высокой долей интеллектуальной нагрузки, например, ИТ, проектирование и другие сферы, тоже ресурсоемко, поскольку там нет нормирования для каждого вида работ, и результаты часто очень неопределенные.

CNews: Можно ли автоматизировать ресурсоемкие процессы? Если да, то в каком объеме?

Елизавета Бурдина: Автоматизация — это всегда этап, который следует за первичным построением карты процессов, их аудитом или масштабированием (переработкой). Можно автоматизировать большинство процессов: и рутинных, и на уровне стратегического планирования.

Конечно, те, что подчиняются четким правилам и последовательностям, автоматизируются практически до уровня роботизации. Планирование же, например, практически не автоматизируется, хотя можно использовать ретроспективу и результаты текущих операционных процессов в качестве источника данных.

Производственные процессы автоматизируются. Например, методологии ведения ИТ-проектов, управление временем, управление задачами — до того уровня, что соответствует зрелости этих процессов. Так, одни компании уже готовы на полную автоматизацию проектов от паспорта до утилизации базы знаний о проекте, другим стоит начать хотя бы с фиксации последовательности задач и назначения ответственных и сроков.

CNews: Какие сложности или проблемы могут возникнуть при внедрении автоматизации ресурсоемких процессов?

Елизавета Бурдина: Основные трудности при автоматизации процессов не связаны с ресурсоемкостью. К примеру, если процесс масштабный и сложный, а компания хочет продолжать расти, дальше автоматизация процессов усложняется кратно масштабированию.

Играют роль и ограничения платформенных решений — процессы могут наталкиваться на ограничения функциональности платформы автоматизации, особенно no-code платформы. Нельзя забывать и о стоимости: автоматизация процессов требует качественной поддержки с достойным уровнем сервиса. Результаты автоматизации всегда оцениваются как соотношение капитальных и текущих затрат к результатам эффективности процессов.

CNews: Какие преимущества и недостатки автоматизации ресурсоемких процессов вы видите?

Елизавета Бурдина: Основное преимущество в том, что ресурсоемкие процессы превращаются в нересурсоемкие. То есть мы видим реальное сокращение трудозатрат, либо распределение полезной работы между подразделениями. Кроме того, исчезает разрыв между разными уровнями управления, коммуникация между разными подразделениями становится активнее, появляется больше идей для упрощения или оптимизации части процессов.

Явных недостатков нет, только локальные — высокие первичные затраты времени и денег. Кроме того, нужно развивать культуру обращения с данными, переходить на автоматизацию на уровне компании, на data-driven подход. Это часто вызывает сопротивление и превращается в длительный процесс.

«Платформа "Орион" разрабатывалась под внутренние нужды компании»

CNews: Расскажите про платформу для управления проектами и ресурсами «Орион». Как она применяется для автоматизации ресурсоемких процессов?

Елизавета Бурдина: «Орион» — это платформа управления ИТ. Все процессы, которые для ИТ сложны, но важны, например, закупки, документооборот, бюджетирование, ресурсное управление, наш продукт позволяет автоматизировать.

Изначально платформа разрабатывалась под нужды компании — устоявшиеся практики реализации процессов ИТ-компании потихоньку обрели единую логику. Появился полный автоматизированный цикл процессов компании с высокой долей интеллектуальной нагрузки: планирование и оперативное управление продажами, этап проектирования и оценки проектов, оперативное управление, бюджетирование команд и проектов. Завершается все оценкой и прогнозами достижения стратегических показателей.

Все это дополняется некоторыми рутинными процессами: управление закупками и договорами, где автоматизированы согласования, зафиксированы обязательные атрибуты для всех смежных команд — управленцев, финансового и закупочного подразделений. Все в одной платформе видят свои элементы управления и связи с другими процессами. Сильный аналитический движок предоставляет уже визуальные средства оценки и прогнозирования деятельности, а интеграция с «1С» позволила добиться повышенной точности для дальнейшего принятия решений.

CNews: Расскажите, как появилась платформа?

Елизавета Бурдина: Как я уже упомянула, продукт родился для решения задачи автоматизации внутренних процессов компании iFellow. Мы проанализировали, как у нас происходит планирование, оценили количество времени, которое требуется командам для выполнения определенного объема работ. В 2020 году мы стали кратно расти в бизнесе и подход к автоматизации стал комплексным, мы из отдельных практик начали собирать полноценный продукт.

В 2021 году решение превратилось в крупный продукт, в основе которого — особенности ИТ-бизнеса или ИТ-подразделений в компаниях.

CNews: Какая у вас целевая аудитория?

Елизавета Бурдина: Платформа «Орион» предназначена больше для ИТ-бизнеса, формат IT4IT, либо крупных компаний с ИТ-подразделением или каптивной ИТ-компанией. В 2021 году на рынке возникло огромное количество цифровых экосистем, которое необходимо было обслуживать — этим занимались специально выделенные команды или подрядные ИТ-компании. Всем им требовалась автоматизация процессов.

Сейчас мы пришли к тому, что будем расширять целевую аудиторию, чтобы решать большее количество бизнес-задач для проектно-ориентированного бизнеса. Однако «Орион» останется продуктом для ИТ-шных команд, для которых характерно ресурсоемкое производство, как и для ИТ.

Основные отрасли, с которыми мы работаем, это финтех, страхование, биржевое и инвестиционное дело, ритейл, телекоммуникации, лизинг и факторинг, строительство.

CNews: Когда вы начали выводить продукт на внешний рынок?

Елизавета Бурдина: Внедрением платформы мы начали заниматься с 2022 года. Это происходило на разных уровнях: кому-то требовалась «коробка», кому-то — кастомизация. Наше решение доступно в разных конфигурациях, ведь клиентам порой требуется не полный набор бизнес-процессов или модулей, у всех разная степень зрелости. Кому-то нужно ресурсное планирование, кому-то — управление отдельными процессами в ИТ-проектах, документооборот, интеграция с финансовой системой. Это позволило нам сделать платформу гибкой.

Так, нашу ERP-систему для управления проектами, командами, ресурсами и финансовыми показателями в августе-сентябре 2022 года внедрила «Первая портовая компания». Сейчас в «Орионе» у них помесячное планирование и учет загрузки команд, бюджетирование проектов. В конце каждого месяца формируется специализированная выгрузка в систему биллинга. В биллинговой системе в связке с каталогом услуг происходит тарификация и формируется итоговый счет по каждому договору для бизнес-заказчиков компании.

CNews: Какие у «Ориона» преимущества перед аналогами, западными и российскими?

Елизавета Бурдина: Гибкость — поэтапное масштабирование и возможность пилотных проектов. Кастомизация — достройка или переработка по частям платформы под заказ и особенности процессов заказчика. Также «Орион» использует лучшие практики для компаний с ИТ-спецификой, то есть это готовые решения для быстрого старта работы заказчика.

CNews: Каких показателей эффективности благодаря «Ориону» удалось достичь? Каковы результаты внедрения автоматизации в процессах?

Елизавета Бурдина: При внедрении «Ориона» мы сконцентрировались на показателях, описывающих качество планирования, устранение организационных (трансакционных) издержек между стратегическим и операционным уровнями управления, а также улучшение качество распределения емкости команд в самом производстве.

В итоге на 42% повысилась точность прогнозирования бюджета затрат и доходов проекта. Тут имеется в виду выход на значения совпадения план-факта по затратам и бюджетам проектов в динамике в течение года. Также у нас на 27% сократились накладные расходы на бэк-функции: управленческий учет, финансово-бухгалтерские процедуры и организационные процессы. На 20% выросла эффективность распределения трудовых ресурсов и планирования емкости команд производства.

CNews: Какие планы на будущее у вас есть в отношении вашей технологии? Какие цели ставите?

Елизавета Бурдина: Мы собираемся адаптировать некоторые практики, заложенные в продукте, под различный уровень зрелости автоматизируемых процессов, чтобы платформа подходила для разных компаний.

Сосредоточимся и на версионности решения. Все это время мы часто внедряли кастомизированную платформу, адаптировали под процессы заказчиков. Теперь мы изменим принцип конфигурации продукта — сделаем версию для процессов более простых и версию для более сложных. Нам придется пересмотреть все, что касается сложных вариантов аналитического движка, отчетности, метрик.

Будем развивать и технологическую базу продукта — нужно будет обеспечить импортонезависимость отдельных компонентов для стратегического развития. «Орион» пока реализован на Jira, однако не все клиенты, что были у нас с 2021 года, до сих пор могут позволить себе эксплуатировать эту систему. Так что мы постепенно замещаемся, переделываем технологический стек.

■ erid:Kra248FkUРекламодатель: ООО «АЙФЭЛЛ»ИНН/ОГРН: 7704328506/1157746821836Сайт: http://www.ifellow.ru