07 Февраля 2025 13:27 07 Фев 2025 13:27 |

Поделиться

Не успели продлить лицензию на ПО и процессы встали: как избежать таких ситуаций

Проблема, знакомая каждому бизнесу

Сегодня каждая компания заключает договоры, использует программное обеспечение, различные услуги и так далее. Каждый контракт и лицензия имеют собственные сроки действия и условия продления. Отсутствие должного контроля за этими документами ставит под угрозу непрерывность бизнеса и может привести к негативным последствиям. К числу рисков относятся: потеря доступа к критически важному ПО, нарушение условий контрактов, финансовые или репутационные потери.

Сложности учета договоров и лицензий в крупных компаниях

В крупных компаниях контроль и продление договоров усложняются из-за их объема и стоимости. Например, на предприятии с десятками станков, требующих ежегодного обслуживания, каждый контракт должен быть продлён и профинансирован, иначе обслуживание прекратится. Это грозит не только простоями и авариями, но и нарушением непрерывности бизнеса.

Другой пример касается программного обеспечения . Любая крупная компания использует десятки или сотни программных продуктов, начиная от офисных приложений и заканчивая сложными системами управления. Не продлённая вовремя лицензия — это риск потерять доступ к важным данным, что также негативно сказывается на деятельности компании. Поэтому для таких предприятий очень важно:

• Заблаговременное планирование;
• Своевременное формирование заявок;
• Согласование бюджета.

Основная сложность для компаний — вовремя начать этот процесс.

Как автоматизация решает эти проблемы

Компания «Интелпро» предлагает современное решение «Рестарт!Ми» — модуль, предназначенный для автоматизированного учета сроков действия лицензий, сертификатов, договоров и пр. Модуль интегрируется в платформу «Коллект!Ми» (сбор данных) и «Репорт!Ми» (визуализация данных и автоматизация процессов).

Использование модуля «Рестарт!Ми» позволяет компаниям получить следующие преимущества:

1. Сбор данных — возможность собирать данные из различных источников согласно заданным алгоритмам, и трансформировать в удобные дашборды
2. Визуализация — уникальный визуальный конструктор виджетов, с интуитивно понятными настройками
3. Универсальный механизм оповещений — система автоматически уведомляет о необходимости продления контрактов
4. Аналитика и планирование — дает возможность контролировать сроки лицензий, формировать бюджет, приоритезировать закупки
5. Автоматизация отчетности — отправка регулярных отчётов на электронный адрес

Технический функционал «Рестарт!Ми»

Информационная панель модуля «Рестарт!Ми» представлена двумя дашбордами: «Текущие лицензии» и «Аналитика». Каждый из них отображает информацию о состоянии лицензий, упрощая их анализ и учет.

Основные характеристики дашбордов:

1. Настраиваемость: Все элементы и цвета дашбордов полностью кастомизируемы, позволяя клиенту отображать именно те данные, которые имеют наибольшее значение.
2. Готовая базовая комплектация: Стандартный набор виджетов позволяет сразу приступить к эффективному управлению лицензиями и договорами, сокращая время на длительную настройку.

Так, например, дашборд «Текущие лицензии» включает блоки, отображающие просроченные или истекающие лицензии, самое дорогостоящее ПО, а также бюджет по блокам и ПО в соотношении сумм. Также доступна детализированная таблица лицензий с их наименованиями, стоимостью и статусами.

В дашборде «Аналитика» размещены виджеты для наглядного отображения данных по бюджету, включая информацию о просроченных лицензиях с разбивкой по месяцам, анализ действующих и просроченных лицензий по автоматизированным системам (АС), анализ сроков действия лицензий. Также представлены блоки для анализа распределения бюджета между подразделениями и АС с детализированными данными, что обеспечивает полный контроль и наглядность в управлении бюджетными средствами.

Результаты внедрения модуля «Рестарт!Ми» и их значение для компаний

Автоматизация контроля лицензий с использованием модуля «Рестарт!Ми» позволяет:

• Сократить время на сбор и анализ информации;
• Исключить ошибки, связанные с человеческим фактором;
• Повысить прозрачность контроля сроков контрактов и лицензий;
• Обеспечить бесперебойную работу ПО и оборудования.

Для специалистов, отвечающих за учет и продление контрактов и лицензий в крупных компаниях, автоматизация этих процессов — ключ к стабильной работе. Внедрение «Рестарт!Ми» обеспечивает предприятиям непрерывность бизнеса, повышает надёжность и прозрачность процессов, а также делает их работу более устойчивой к рискам.

Модуль «Рестарт!Ми» также полезен и компаниям-интеграторам, причем не только для управления проектами и отслеживания сроков договоров и лицензий внутри компании, но и для защиты сделок. Он позволяет своевременно отслеживать истекающие сроки лицензий у заказчиков и оперативно предлагать продление. Как результат, клиенты получают непрерывность бизнес-процессов, а интеграторы — возможность формировать лояльность заказчиков и предлагать им дополнительные услуги.

Почему именно «Рестарт!Ми»?

Сейчас, во время активного импортозамещения, компания «Интелпро» выделяется среди остальных рядом важных преимуществ:

• Полностью российский продукт, соответствующий требованиям безопасности и отечественных стандартов
• Находится в реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных; в реестре Московских стартапов (No1247359 (от 30.01.2024 г.)), а также в реестре аккредитованных ИТ-компаний Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ (No52104 от 29.01.2024г.))
• Данное решение разрабатывается с учётом потребностей российских предприятий и поддерживает интеграцию с популярными системами учёта, такими как 1С

Более того, надежная платформа и гибкий модуль «Рестарт!Ми» дают возможность не только установить продукт, но и адаптировать его под конкретные запросы клиента.

Наконец, интерфейс модуля выполнен с акцентом на наглядность и удобство использования. Также у компании «Интелпро» есть хорошая команда специалистов по инфографике, которые содействуют в построении эффективных и понятных дашбордов, основываясь на лучших мировых практиках.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка