26 Февраля 2025 11:00 26 Фев 2025 11:00 | Фото: © Baloncici / Фотобанк Фотодженика |

Поделиться

SRM «по косточкам»: разбираем функциональность системы под современные потребности закупок

Сложности закупочных процессов: почему бизнес теряет эффективность

Закупочные процессы становятся все более ресурсоемкими. Компании, которые еще полагаются на ручное управление или используют разрозненные инструменты, сталкиваются с рядом проблем, тормозящих эффективность закупочных процессов и повышающих риски.

Специалисты по закупкам сталкиваются с необходимостью тратить огромное количество времени на идентификацию и оценку поставщиков, и без централизованного хранилища данных и автоматизированных инструментов этот процесс становится затяжным и трудоемким, что увеличивает риск выбора неподходящего партнера. Кроме того, бумажный хаос провоцирует ошибки и усложняет управление контрактами, а непрозрачные и длительные согласования затрудняют контроль сроков и могут приводить к задержкам и перебоям в поставках, как и отсутствие систем мониторинга. В отсутствие развернутой отчетности трудно анализировать прошлые закупки, строить прогнозы и принимать стратегические решения, в то время как ручное управление бюджетами создает риски превышения лимитов, особенно в условиях ограниченных ресурсов.

Эксперты Agora проанализировали требуемый функционал SRM решения в 2025 г. SRM обеспечивает эффективное решение актуальных задач закупок за счет адаптивности и обширного функционала. Особое внимание в разработке уделяется кастомизации системы под индивидуальные бизнес-процессы клиента и специфику отрасли, что делает решение универсальным инструментом для повышения эффективности и конкурентоспособности бизнеса.

Управление поставщиками: от отбора до долгосрочного сотрудничества

Отсутствие прозрачности в управлении поставщиками приводит к финансовым потерям и снижению качества поставок. Также санкции и сложившаяся ситуация на рынке вынудила многие компании разорвать долгосрочные контракты с проверенными поставщиками и налаженные логистические цепочки, и искать новых партнеров на более доступных и стабильных рынках. В таких условиях, при росте требований к соблюдению compliance бизнесу необходимо быстро адаптироваться к новым вызовам. Современные SRM-системы автоматизируют эти процессы.

• Система автоматизирует сбор данных: проверяет соответствие требованиям, анализирует историю взаимодействий и формирует рейтинги надежности. Например, при запуске тендера достаточно задать параметры отбора, и система автоматически подберет подходящих поставщиков. Интегрируется с внешними базами для проверки юридической чистоты и надежности поставщиков. Это исключает риски работы с сомнительными контрагентами.
• Упрощает процесс сбора и обработки данных о поставщиках с помощью квалификационных анкет. SRM система позволяет настраивать анкеты под требуемую категорию, настраивать маршруты, согласование и отклонения анкет, а также сегментировать поставщиков по категориям, рейтингу и регионам.
• В реальном времени отслеживает показатели качества и стабильности поставок. Например, если партнер регулярно нарушает сроки, система отметит это в отчете, позволяя своевременно принять меры. В некоторых отраслях необходимо проводить регулярное подтверждение сертификатов соответствия. Система позволяет отслеживать регулярность и отправлять уведомление о необходимости заново подтвердить данные поставщика.
• Все этапы взаимодействия фиксируются в системе: от первых контактов до исполнения контрактов, что помогает анализировать эффективность работы с каждым контрагентом.

Как SRM помогает прогнозировать и оптимизировать закупки

Стратегическое планирование закупок в условиях нестабильного рынка — непростая задача. Без автоматизации компании сталкиваются с хаотичным сбором данных и невозможностью точно прогнозировать потребности. В результате бизнес теряет деньги на избыточных запасах или страдает от срывов поставок. Например, SRM Agora помогает навести порядок и вывести планирование в конкурентное преимущество, решая сразу несколько ключевых задач.
На основе базы данных функционал аналитики помогает спрогнозировать потребности и динамику цен на основе прошлых закупок, чтобы предсказать оптимальные сроки и объемы необходимых товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или услуг. SRM упрощает консолидацию заявок с учетом нормативно-справочной информации (НСИ) от разных подразделений и их дальнейшее согласование.Например, если несколько филиалов компании запрашивают схожие материалы, SRM:

• консолидирует заявки, исключая дублирование и оптимизируя объемы закупок;
• на основе собранных данных формирует и согласовывает детализированный план закупок;
• инициирует закупки и создает проекты.

Затем SRM формирует данные о бюджетах и лимитах на закупки на филиал, подразделение и товарную категорию, обеспечивая полный контроль расходов. Если заявка превышает бюджет, система автоматически уведомляет ответственных сотрудников и предлагает варианты перераспределения средств. Это позволяет компаниям эффективно управлять бюджетами и минимизировать риск перерасхода. А контроль исполнения сроков помогает избежать срывов в планировании и соблюсти внутренние регламенты компании.

S2C: закупочные процедуры и договорная работа

От первого тендера до заключения контракта — каждый этап закупок требует точности и контроля. SRM помогает упорядочить S2C-процессы, автоматизируя выбор поставщиков, проведение процедур и управление обязательствами, что позволяет компаниям сокращать сроки, исключать ошибки и добиваться прозрачности.

На этапе проведения тендерных процедур

• Платформа позволяет инициировать закупочные процедуры с выбором подходящего типа, будь то редукцион, аукцион, RFI, RFP и закупка у единственного поставщика.
• Закупочная документация автоматически подгружается и публикуется в системе, с возможностью оперативного запроса дополнительных данных участников. Если необходимо расширить выбор поставок, SRM учитывает аналоги и эквиваленты, помогая снизить затраты и найти оптимальные решения. Юридическая значимость предложений обеспечивается за счет использования КЭП (квалифицированной электронной подписи), что исключает любые разночтения и ошибки. Также есть возможность автоматизировать выбор победителя через функционал скоринга. Кроме того, заявки на закупку можно публиковать на сторонних ЭТП, улучшая доступ к более широкому кругу потенциальных поставщиков и повышая конкурентоспособность процесса.
• При выборе победителя SRM позволяет провести переторжку, чтобы уточнить условия и получить более выгодные предложения. Итоговый выбор может основываться на множественных критериях: стоимости, сроках поставки, качестве и надежности поставщиков. В случае необходимости система поддерживает гибкое распределение объемов между несколькими контрагентами-победителями.
• Заключительный этап (согласование итоговых протоколов и конкурентных листов) также автоматизирован. В дальнейшем система отслеживает выполнение обязательств, контролирует сроки поставок и напоминает о необходимости продления договоров. Это позволяет избежать несоответствий и упрощает мониторинг исполнения контрактов.

Этап подписания договоров

После определения победителя закупочной процедуры SRM автоматически формирует договор, учитывая условия, согласованные в рамках проведенного тендера, и возможные риски при поставках. Система предлагает шаблон контракта, который легко редактировать и согласовывать с участниками процесса. Помимо этого, SRM позволяет управлять статусами договоров на всех этапах их жизненного цикла: от подготовки до подписания и дальнейшего контроля исполнения. Такой функционал позволяет автоматизировать управление договорной работой, обеспечивая прозрачность и снижая вероятность ошибок.

Управление каталогами и НСИ как стандарт качества и эффективности закупок

Точные и актуальные данные — еще одна основа успешного управления закупками. Разрозненные справочники и устаревшая информация часто приводят к ошибкам, появлению дублей в системе, наличию ошибок в аналитике, срывам поставок и перерасходу бюджета. Чтобы избежать этого, компаниям необходимо автоматизировать управления каталогами и НСИ (нормативно-справочной информацией).

Каталоги в SRM-системе позволяют:

• хранить и управлять данными о товарах и услугах — все спецификации, цены и условия поставки собираются в едином хранилище;
• обновлять информацию в реальном времени, если поставщик изменяет стоимость или условия поставки, информация автоматически обновляется в каталоге;
• контролировать актуальность позиций — система отслеживает обновления, чтобы заказы формировались на основе корректных данных.

НСИ обеспечивает единый стандарт данных, помогая автоматизировать формирование потребностей, консолидацию заявок и контроль бюджетов.

В SRM Agora эти инструменты помогают компаниям управлять закупками точно, быстро и прозрачно. Punch-Out и Punch-In каталоги позволяют компаниям напрямую подключаться к каталогам поставщиков или синхронизировать собственные каталоги с системой, обеспечивать бесшовное обновление данных.
Punch-Out каталоги позволяют заказчикам напрямую связываться с каталогами поставщиков, что обеспечивает мгновенный доступ к актуальным ценам и продуктам в реальном времени. В свою очередь, Punch-In каталоги позволяют поставщикам интегрировать свои собственные каталоги в закупочную систему, что упрощает процесс управления ассортиментом и обеспечивает его стабильное обновление. Ключевое отличие между ними заключается в том, что Punch-Out предоставляет доступ к внешним каталогам поставщиков, а Punch-In позволяет работать с внутренними данными компании.

Управление цепочками поставок SCM, аналитика и P2P

Управление запасами и логистикой в 2025 году требует максимальной точности: от скорости принятия решений зависит не только снижение затрат, но и стабильность всех бизнес-процессов. Закупочные SRM системы объединяют управление запасами, транспортировкой SCM и P2P (Procure-to-Pay), создавая единый, автоматизированный цикл закупок и поставок.

SCM (Supply Chain Management) в закупках охватывает процессы и стратегии, направленные на эффективное управление потоками товаров, информацией и финансами между поставщиками, производителями и конечными потребителями. Ключевая цель SCM — минимизация затрат и стабильность поставок при сохранении гибкости процессов. Современные системы управления цепями поставок интегрируют закупки и логистику в единый процесс, позволяя учитывать складские и транспортные мощности, прогнозировать потребности, оптимизировать графики поставок, снижать издержки на перевозку и контролировать соблюдение сроков. Например, с помощью перераспределение маршрутов.

Системы управления отношениями с поставщиками (SRM) играют важную роль в обеспечении эффективного управления цепочками поставок благодаря функционалу аналитики. Они отслеживают остатки на складах в реальном времени и прогнозируют потребности, основываясь на анализе данных прошлых периодов. Это позволяет компаниям оптимально планировать и организовывать поставки, исключая дефицит и избыток товарно-материальных ценностей. В рамках SRM Agora аналитика помогает выявлять слабые места в процессе, оценивать производительность поставщиков и прогнозировать потенциальные риски, что является ключевым аспектом для успешного управления всей цепочкой поставок.

В последние годы наблюдается рост внедрения искусственного интеллекта в закупочные процессы. ИИ эффективно обрабатывает большие объемы данных о взаимодействии с поставщиками, позволяя выявлять закономерности и аномалии для более информированных решений. Системы управления отношениями с поставщиками (SRM), оснащенные алгоритмами машинного обучения, могут автоматически оценивать поставщиков по критериям производительности, надежности и качества. AI также анализирует исторические данные для прогнозирования потребностей, что способствует оптимальному планированию закупок и управлению запасами. Внедрение чат-ботов и виртуальных ассистентов на базе AI позволяет автоматизировать рутинные операции, такие как обработка заказов и управление документами.

P2P автоматизирует весь цикл операционных закупок: от создания заявки до финальной оплаты и приемки. Система минимизирует ошибки за счет исключения ручного ввода данных, контролирует бюджет и фиксирует каждый этап. Например, если счет поставщика поступает раньше выполнения обязательств, система блокирует преждевременную оплату, защищая финансовые ресурсы компании.

Система поддерживает выбор ТМЦ из реестра поставщиков и каталога, статусные модели согласования заявок (PR) и заказов (PO), контролирует лимиты по договору. Фиксирует каждый этап, формирует сопроводительную документацию и позволяет создавать полные или частичные приемки (GR).

Современные закупочные процессы требуют гибкости, точности и продуманного подхода, чтобы компании могли не только реагировать на изменения, но и стратегически опережать конкурентов. SRM-системы, адаптированные под сегодняшние реалии, позволяют бизнесу максимально эффективно управлять каждым этапом закупок: от выбора надежных поставщиков и контроля запасов до аналитики и автоматизации операционных процессов.

SRM Agora предлагает комплексный подход, объединяя ключевые модули для решения конкретных задач бизнеса и обеспечивая прозрачность, контроль и предсказуемость закупочной деятельности. Благодаря автоматизации рутинных операций и оптимизации рабочих процессов, компании могут снизить затраты на закупки до 30–40%, а время на проведение закупочных процедур сократить минимум в два раза. Решения на базе платформы Agora помогают компаниям внедрять современные технологии, адаптированные к их специфическим потребностям, создавая эффективную основу для роста и конкурентного преимущества на рынке.

Посетите сайт Agora, чтобы получить профессиональную консультацию и ознакомиться с решениями на базе платформы Agora для оптимизации ваших закупочных процессов.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка