Спецпроекты

Чем полноценные цифровые рабочие места лучше обычной «удаленки» и мессенджеров

Безопасность Бизнес Интеграция

В связи с пандемией коронавируса многие предприятия столкнулись с необходимостью перевода всех или части сотрудников на удаленный режим работы. Основной проблемой при этом стала организация взаимодействия. Работникам по-прежнему нужно удобно общаться, совместно работать над документами и пересылать друг другу файлы, находясь за пределами офиса.

На сегодняшний день существует много программных решений для реализации подобной функциональности в рамках предприятия. Однако по разным причинам далеко не все они могут быть использованы. Так, например, одни предприятия заинтересованы в надежных работающих облачных сервисах, а другие ищут платформу для совместной работы, которую можно было бы разместить на собственных серверах. Универсальным решением, которое подойдет всем, является платформа для создания цифровых рабочих мест Zextras на базе Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.

Чем отличаются цифровые рабочие места Zextras

Компания Zextras работает на рынке уже на протяжении 25 лет, и последние 10 из них ведет разработку расширений почтового сервера Zimbra Opensource edition, предлагая его своим клиентам по всему миру.

Zextras Suite добавляет в Zimbra Open-Source Edition текстовый и видеочат, совместную работу с документами, офисный пакет LibreOffice online, персональное хранилище, поддержку мобильных устройств и дисковых хранилищ с высокой степенью надежности и экономным использованием вычислительных ресурсов. Решение используют 20 млн пользователей в крупнейших компаниях, операторах связи и провайдерах облачных услуг. Штаб-квартира компании находится в итальянском городе Виченца.

Помимо базовых для систем совместной работы функций, вроде электронной почты, ежедневника, адресных книг и списков задач, платформа для создания цифровых рабочих мест Zextras может предложить полнофункциональные корпоративные чаты, совместное редактирование документов, таблиц и презентаций, а также поддержку мобильных устройств.

Те же, кто намерен разворачивать платформу от Zextras на собственных серверах по модели on-premise, обязательно оценят надежную систему транзакционного резервного копирования и возможность иерархического управления хранением данных.

Кому будет полезно новое решение

Чтобы уберечь своих сотрудников от коронавируса, руководители многих предприятий сочли целесообразным перевести часть из них на удаленную работу, оставив на местах только те кадры, чье физическое присутствие на рабочем месте необходимо. Однако это решение привело к ряду проблем, связанных с тем, как именно будут решаться текущие задачи.

Так, отделу продаж, помимо совершения звонков и приема заказов, необходимо постоянно согласовывать свои действия с руководителем. Юридическому отделу также постоянно требуется составлять и утверждать договоры, совещаться по тем или иным вопросам, а руководству необходимо следить за происходящим на предприятии и своевременно раздавать ценные указания.

В качестве платформы для осуществления удаленной работы отлично подойдет сервис Zextras Cloud от поставщика облачных услуг «MerlionCloud», который позволяет создать облачную среду для организации почтового сервиса, корпоративных чатов, совместной работы с документами, резервирования и хранения данных, поддержки мобильных устройств, персональных хранилищ. Платформу отличает высокая степень удобства для пользователей, надежность и защищенность при конкурентной цене.

Гарантией надежности сервиса является соответствие современным стандартам GDPR, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 и ISO 27018, что гарантирует контроль и качество бизнес-процессов, безопасность и защиту данных, соблюдение конфиденциальности. Кроме того, благодаря мониторингу в режиме 24/7, а также использованию передовых систем защиты от спама и вирусов, пользователи электронной почты (а значит, и само предприятие) будут надежно защищены от кибератак. Сам сервис Zextras Cloud расположен в надежном европейском дата-центре.

Таким образом, любое предприятие в кратчайшие сроки может получить приватную, безопасную и полнофункциональную электронную почту с множеством современных функций и с поддержкой таких популярных почтовых клиентов как Microsoft Outlook и Mozilla Thunderbird, а также мобильных устройств. Кроме того, все менеджеры, которые до этого использовали в работе публичную электронную почту, могут с легкостью мигрировать на новый сервис.

Как пользоваться цифровым рабочим местом

Корпоративный чат в решении от Zextras спроектирован таким образом, чтобы быть максимально удобным для пользователей. Для этого в нем используется разбивка на «Переговорные», «Группы» и «Каналы». Они позволяют объединить целое предприятие в одну большую «Переговорную», где будут обсуждаться вопросы, касающиеся каждого работника, а также создавать отдельные каналы для каждого отдела организации для обсуждения более узких внутренних вопросов.

С помощью групп можно организовать взаимодействие между разными отделами. К примеру, когда на предприятии возникает новый проект, требующий участия дизайнера, заведующего производством, маркетолога и руководителя компании, можно создать временную группу, в которой будут обсуждаться все нюансы, связанные с новым проектом. А после завершения работы над проектом, группу можно просто распустить.

Также Zextras Team поддерживает приватные и групповые видеочаты, которые способны заменить рабочие совещания и встречи во время пандемии. Не пропустить адресованные им сообщения, сотрудникам помогает мобильное приложение Zextras Team для операционных систем iOS и Android, которое постоянно присылает сотрудникам уведомления о новых сообщениях и видеозвонках.

Организовать обмен файлами на предприятии можно с помощью персонального облачного хранилища Zextras Drive. У каждого сотрудника имеется личный диск, на котором он может организовать хранимые файлы так, как ему удобно, а при необходимости — предоставлять к ним ролевой доступ своим коллегам.

Также документами можно обмениваться с клиентами и контрагентами, у которых нет цифровых рабочих мест Zextras. Делается это с помощью специальных обфусцированных ссылок, которые для большей безопасности можно защитить паролем или в любой момент отозвать. Благодаря специальному приложению, доступному как на iOS, так и на Android, все функции Zextras Drive доступны и с мобильных устройств.

А вот Zextras Docs наверняка по достоинству оценят юридические отделы. Это решение позволяет совместно работать над составлением договоров, заявлений и других документов. Благодаря использованию Zextras Docs можно значительно сократить время согласования документов, так как непосредственный руководитель и работники других отделов могут принимать непосредственное участие в их составлении.

Насколько это безопасно?

Помимо домашних ноутбуков, сотрудники имеют возможность подключить цифровые рабочие места Zextras и к своим мобильным устройствам, которые могут потеряться или попасть в руки к злоумышленникам, из-за чего информационная безопасность предприятия окажется под угрозой. Устранить эти риски позволяет функция управления мобильными устройствами. Она позволяет стереть данные на смарфтоне или планшете, заблокировать его или даже отключить от сервера в случае компрометации. Также с ее помощью можно отключить камеру, карты памяти, беспроводные соединения и ряд других функций, использование которых сопряжено с рисками для ИБ.

Кроме того, Zextras Mobile позволяет добавить дополнительный мобильный пароль для каждого устройства. Он не будет совпадать с реальным паролем учетной записи, но при этом может использоваться для синхронизации смартфона с сервером. Благодаря его использованию злоумышленники, укравшие или взломавшие устройство, не смогут попасть на сервер даже после извлечения пароля учетной записи.

Что делать, если компания не использует облака

Развернуть платформу для цифровых рабочих мест Zextras можно не только в облаке, но и на серверах предприятия по модели on-premise. Поскольку платформа не требовательна к системным ресурсам, компании не придется приобретать для нее мощный сервер. Кроме того, при использовании цифровых рабочих мест Zextras on-premise можно добиться конфиденциальности данных (в том числе — и в корпоративном чате) такого уровня, который не достижим в публичных сервисах и мессенджерах. Также существует возможность изменить цветовую гамму веб-клиента, а также добавить в него логотип компании.

При таком варианте развертывания, критически важной становится функция резервного копирования, предоставляемая Zextras Backup. Резервирование носит транзакционный характер, то есть системой автоматически резервируется буквально каждое действие, совершаемое пользователями. Такой подход к резервному копированию позволяет надежно защитить сервер от вирусов-шифровальщиков и всегда иметь на руках актуальную резервную копию данных на сервере.

Функция же иерархического управления хранилищами, предоставляемая Zextras Powerstore, позволяет оптимизировать стоимость владения серверной инфраструктурой за счет снижения стоимости хранения информации. Например, актуальные и свежие данные, к которым часто обращаются пользователи, можно хранить на быстрых SSD-накопителях. А старые данные с более низкой востребованностью отправляются на медленные HDD или в облачное S3-совместимое объектное хранилище.

При использовании цифровых рабочих мест Zextras в формате on-premise можно использовать полноценный видеочат. В ближайшее время в Zextras Team будет добавлена поддержка большого числа участников. С помощью функции «Мгновенное совещание», они могут проводить видеовстречи с клиентами. Для этого достаточно просто сгенерировать ссылку и отправить ее собеседнику. После перехода по ссылке, у клиента прямо в браузере появится окошко видеочата, и сотрудник сможет провести переговоры или презентовать продукт полностью бесконтактным способом, не выезжая на место.

Еще одним преимуществом корпоративного чата от Zextras является наличие мобильного приложения с поддержкой видеозвонков, благодаря которому сотрудники могут продолжать общение с коллективом со своего мобильного телефона, не ставя при этом под удар информационную безопасность предприятия.

Таким образом, с помощью платформы от Zextras можно создавать приватные, безопасные и эффективные цифровые рабочие места, которые позволяют не только ускорить рабочие процессы в рамках офиса, но и при необходимости перевести ряд сотрудников на удаленную работу без потери их производительности.

Приобрести лицензию на платформу для организации цифровых рабочих мест Zextras можно у официальных партнеров — «СВЗ», Merlion, Softline, Mont и других.

По всем вопросам вы можете обратиться к представителю компании «Zextras» Екатерине Триандафилиди.