Поделиться
Как переехать в отечественный виртуальный офис без форс-мажоров
Различные SaaS-решения стали не просто привычными как для крупного, так и для малого бизнеса, а превратились в, своего рода, технологический стандарт. Эффективно развивать компанию без механизмов онлайн-офиса сегодня практически невозможно. Поэтому любые накладки в работе продукта становятся риском. Сегодня все больше компаний выбирают локальные решения. Это помогает обезопасить бизнес от потенциальных рисков. Но многих от «переезда» на альтернативные SaaS-платформы останавливает страх перед неопределенностью: получится ли пройти этот сложный этап без потерь и максимально быстро?
Не выходя из офиса
Яндекс 360 для бизнеса — цифровая среда для эффективной совместной работы, включающая в себя целый ряд инструментов. Онлайн-редактор документов, видеовстречи и корпоративная почта с названием компании в качестве доменного имени — лишь часть из них. Кроме того, сюда входят сервис корпоративного общения, планировщик встреч и облачное хранилище. Закрывает контур SaaS-платформы конструктор писем об акциях и новостях компании с сервисом оперативных заметок и списков задач, а также облачные бизнес-инструменты Трекер, Формы и Вики, ставшие с недавних пор частью Яндекс 360 для бизнеса.
Все инструменты интегрированы внутри SaaS-платформы. Поэтому сотрудники компании могут выполнять все задачи, не выходя из онлайн-офиса. Число кросс-сценариев если не равно числу всевозможных комбинаций, то точно закрывает потребности пользователей. Как бы то ни было, кросс-связность сокращает транзакционные издержки переключения между приложениями практически до нуля. В условиях растущей цифровой активности вопрос принципиальной важности.
Недавно Яндекс 360 для бизнеса надстроил ещё один этаж своего онлайн-офиса — облачные сервисы Трекер, Формы и Вики. Трекер позволяет разбивать проект на отдельные задачи и отслеживать выполнение каждой. Коммуникации по выполнению, контроль занятости и объединение задач по тематике или команде прилагаются — как и инструменты аналитики и визуализации. За опросы, тесты, заявки и регистрацию, например, на мероприятия отвечают Формы. Можно создавать с нуля, а можно использовать готовые шаблоны. И наконец, Вики — площадка под корпоративную базу знаний. За всеми внутрикорпоративными инструкциями и регламентами — сюда.
Простота, предсказуемость, функциональность
Как и у любой SaaS-платформы, главное преимущество Яндекс 360 для бизнеса — скорость и доступность. В случае собственных on-premise платформ нужно вкладываться в разработку корпоративного ИТ-решения. Как минимум требуются покупка оборудования и программного обеспечения, а также затраты на поддержку и сопровождение. Плюс обновление — в рамках компании оно выливается в целый проект. В случае же SaaS-решения все это исключено. Клиент просто покупает подписку и получает доступ ко всем инструментам онлайн-офиса, а все остальное компания-разработчик берёт на себя. Безопасность, надёжность, функциональность — зона его ответственности.
В комплекте со скоростью и доступностью идёт и предсказуемость расходов. Доступ к онлайн-офису приобретается по подписке — никаких непредвиденных трат и неприятных сюрпризов здесь попросту быть не может. Вариантов подписки два. Либо компания покупает требуемое количество рабочих мест, либо получает доступ без соответствующего ограничения.
Вдобавок ко всему Яндекс 360 для бизнеса — SaaS-платформа с дата-центрами на территории РФ. И это — важное преимущество. Хранение данных и облачные решения должны отвечать требованиям российского законодательства, а продукты и инструменты — потребностям российского бизнеса.
Универсальность в широком смысле — ещё одно преимущество Яндекс 360 для бизнеса. Во-первых, пользовательские сценарии подходят разным аудиториям — как небольшим компаниям, так и крупным корпорациям. Во-вторых, новые функции разрабатываются по мере надобности и становятся доступны сразу всем пользователям продукта. И, в-третьих, онлайн-офис обеспечивает равный доступ к сервисам всем сотрудникам вне зависимости от формата работы — гибридного, удаленного или офисного.
Переезд в три шага
Для любой компании «переезд» с привычных SaaS-решений — потенциальные риски и трудности. Проблема не только в банальной привычке, но и в том, что нарушаются отлаженные механизмы работы. Яндекс 360 для бизнеса смог сократить время переезда вплоть до нескольких часов . Все благодаря специальным инструментам — миграторам, к которым прилагаются исчерпывающие и пошаговые инструкции.
Процедура последовательна и предполагает несколько шагов. Сначала следует выбрать тариф, зарегистрировать организацию на SaaS-платформе Яндекс 360 для бизнеса и создать доменное имя. Вторым шагом требуется добавить пользователей. Дальше подключаются те самые миграторы — файлов и почты. Именно они обеспечивают перенос файловых архивов и почтовых сообщений на SaaS-платформу Яндекс 360 для бизнеса. Перенос писем с любого почтового сервера происходит по протоколу IMAP, но вариантов переезда тоже может быть несколько — в зависимости от числа сотрудников. Если оно невелико, то перенос можно осуществить без участия сотрудников — например, сбросив пароли на время выходных. Причём такой вариант возможен не только в случае облачного сервиса, но и on-premise решений. Другие варианты предусматривают участие пользователей и последующую смену паролей.
На время миграции возможна одновременная работа на старой платформе и новой от Яндекс 360 для бизнеса. Причем беспокоиться за почту и файлы не стоит. Новые письма система синхронизирует, а файлы — актуализирует, сравнив версии по дате изменения. Единственное, ёмкость хранилища в Яндекс 360 для бизнеса не должна быть меньше объёма переносимых файлов. Завершающий аккорд — выключение миграции и переключение MX-записи на mx.yandex.net. Почтовый трафик тогда начинает идти на сервера «Яндекса».
Если нужна помощь
Разным компаниям подходят разные подходы к миграции. Одни сразу готовы осуществить переезд на сервисы Яндекс 360 для бизнеса, другим требуется провести тестовую миграцию, а третьим подойдет использование сервисов в качестве резерва на тот или иной случай. В любом из вариантов сервисы доступны в полноценном и полнофункциональном виде. Поддержка в миграции — как технологическая, так и организационная. Причем от рядового сотрудника до топ-менеджера.
Многие уже осуществили миграцию в считанные часы, воспользовавшись детальными инструкциями от сервиса. Другим же потребовалась помощь, которую всегда готовы оказать специалисты Яндекс 360 для бизнеса. Они убедительно объясняют сотрудникам задачи миграции и обучают основным подходам к работе с сервисами. Поэтому переезд со службой адаптации от Яндекс 360 для бизнеса становится комфортным и осознанным.
Реклама. ООО «Яндекс»
Короткая ссылка
