Разделы

ПО Бизнес Кадры

Интранет в HR-стратегии: как автоматизировать рутину и вовлечь сотрудников в корпоративную культуру

Каких результатов помогают добиваться интранет-порталы: кейсы, возможности, метрики. Как внедрить интранет с максимальной эффективностью для HR и бизнеса в целом? HR-ориентированный интранет-портал — инструмент, который выводит процессы адаптации и развития сотрудников на новый уровень. По данным исследования Worldmetrics.org внедрение интранета увеличивает вовлеченность сотрудников в процессы до 80%, а обмен знаниями и информацией внутри компании на 45%. Как интранет спасает от рутины с помощью автоматизации и искусственного интеллекта, эффективно объединяет сотрудников разных поколений и ролей, а еще открывает новые возможности для вовлечения, обучения и развития персонала — читайте в материале. В статье описан пошаговый план внедрения интранета и реальные успешные кейсы, а также полный список KPI для измерения эффективности от использования портала.
 

Роль интранета в современной HR-стратегии

Тренды в построении корпоративной культуры современных компаний показывают, что особое внимание уделяется развитию талантов с помощью цифровых решений. Вот на что HR-специалисты сейчас делают фокус в своей работе:

Поиск и взращивание талантов, амбассадоров компаний для усиления HR-бренда. Миллениалы и зумеры ищут в работе смыслы, цели, эмоциональную связь с компанией, а не просто хорошую зарплату и карьерный рост;

Повышенное внимание к вовлечению сотрудников в корпоративную культуру и рабочие процессы. В HR-среде появилось такое понятие, как «тихое увольнение». Это когда сотрудник продолжает занимать свою должность, но выполняет только необходимый минимум задач, не вовлекаясь в работу эмоционально. Одна из задач корп культуры — сделать процессы более увлекательными, чтобы сотрудникам было интересно вкладываться в развитие компании;

Создание уникальных форматов онбординга и обучения сотрудников с использованием геймификации, которая делает рабочую жизнь наполненной и интересной;

Развитие корпоративных интранет-порталов, цифровизация процессов и внедрение искусственного интеллекта. Удаленный и гибридный графики — причина, по которой цифровые пространства становятся все более удобными, наполненными инструментами для совместной работы.

Какую роль играет интранет в построении современных HR-стратегий?

Интранет-системы позволяют компаниям стереть географические границы, собрать команду мечты и предоставить все инструменты сотрудникам для достижения поставленных бизнес-целей.

Интранет представляет собой рабочее место, которое способно объединить сотрудников разных поколений, обладающих разными профессиональными и личностными характеристиками, с разными графиками. И не просто объединить, но дать возможность наладить совместную работу в понятном для всех пространстве, которое делает процессы, коммуникацию и обучение проще.

Все преимущества от использования интранет-портала делятся на 2 больших направления: автоматизация рутинных процессов и создание единого информационного пространства.

Рассмотрим подробнее каждое.

Автоматизация рутинных HR-процессов

Сейчас уже сложно это представить, но раньше для согласования того же отпуска нужно было физически печатать заявление, потом идти в кабинет к Василию Петровичу для подписи, а Василий Петрович оказывался в командировке, и весь этот процесс тормозился на неопределенное время…

Появление удаленки привело за собой много сложностей, но при этом подтолкнуло компании к цифровизации процессов. А вместе с этим и к автоматизации действий, которые теперь выполняются нажатием пары кнопок.

HR-процессы, которые можно автоматизировать с помощью интранет-портала:

  • Онбординг и адаптация сотрудников: ввести сотрудника в должность, предоставить доступы ко всей необходимой информации, автоматически назначить задачи на период адаптации и точки контроля за ходом испытательного срока;
  • Управление персональными данными и документооборот: обновление личной информации о сотрудниках, отправка заявлений в HR-отдел и бухгалтерию, управление бенефитами;
  • Обучение и развитие персонала: предоставление доступа к базе знаний, отслеживание прогресса обучения и сертификация, планирование траекторий развития;
  • Коммуникация и вовлечение: централизованное распространение корпоративных новостей, организация чатов по темам/интересам для общения сотрудников, создание бонусных систем с внутренней валютой и магазином;
  • Оценка эффективности и управление целями: сбор обратной связи, постановка и отслеживание целей и задач, формирование отчетности.

И бегать по кабинетам не надо, и времени на рутину тратится гораздо меньше, и никакие данные никуда не потеряются.

Кстати, о потерянной информации.

Создание единого информационного пространства для сотрудников

Удобно, когда вся информация о компании, ее продуктах/услугах, ее сотрудниках, все регламенты и своды правил хранятся в одном месте. Разрозненные источники информации приводят к потере важных документов или получению их неактуальных копий. Помимо этого сотрудники могут тратить до 36% времени в течение рабочего дня просто на поиск информации при отсутствии централизованного источника (это показало исследование Accesscorp.com).

Интранет-портал создает централизованный доступ ко всей информации:

  • База знаний позволяет оформить все необходимые регламенты, инструкции и курсы для обучения;
  • В мессенджере портала создаются чаты под проекты для обсуждения задач;
  • Внутреннее хранилище файлов помогает обмениваться документами и наладить совместную работу над ними;
  • Визуально оформленная оргструктура компании и личные профили сотрудников позволяют быстро найти нужных людей в большом штате.

Это не все возможности, которые предоставляет интранет. Познакомимся с его компонентами подробнее.

Ключевые компоненты HR-ориентированного интранета

Любой интранет-портал состоит, как правило, из множества разделов.

В зависимости от выбора вендора и исполнителя по внедрению интранет-портала, эти разделы могут отличаться по своей функциональности. Примеры, как это может выглядеть, возьмем из стандартного вида корпоративного HRM-портала Битрикс24, но помним, что продукт гибкий и его можно кастомизировать под свои запросы.

Личный кабинет сотрудника

Личный кабинет на интранет-портале закрывает несколько вопросов:

  • Служит отправной точкой для доступа в другие разделы портала;
  • Содержит персональную информацию о сотруднике, его роли в компании и месте в иерархии;
  • Позволяет получить доступ ко всем подписанным с помощью ЭЦП кадровым документам.
Интерфейс личного кабинета

Модуль адаптации новых сотрудников

Процесс онбординга и адаптации может быть поделен на этапы и визуально отображен в системе. Автоматизация процесса позволяет переводить сотрудника с этапа на этап, назначать задачи и контролировать их выполнение, постепенно открывать доступы к нужным для ввода в должность материалам.

Одна из ошибок процесса онбординга, которая вызывает стресс у новых сотрудников и снижает их шансы на успех — стараться в первые же дни нагрузить новенького всей информацией. Автоматизация позволяет погружать сотрудника в процессы постепенно, предоставлять ему на каждом этапе ровно ту информацию, которую он сразу применит на практике.

Главная задача в момент ввода сотрудника в должность — предоставить все доступы, показать, где какая информация лежит и как устроен портал, чтобы в будущем человек смог найти ответы на вопросы самостоятельно. Всю теорию в первый день он все равно не запомнит.

Автоматизация позволяет погружать сотрудника в процессы постепенно, предоставлять ему на каждом этапе ровно ту информацию, которую он сразу применит на практике

Система управления обучением и развитием

К слову о вопросах. Понятная и удобная система обучения сотрудников помогает удерживать кадры. По данным платформы Awardco цифровизация обучения может повысить уровень удержания сотрудников на 25-60%.

Внутри интранет-портала можно создать целый корпоративный университет со своей системой онлайн-курсов, тестированием и экзаменами, которые будут доступны в режиме «одного окна».

Помимо этого интранет-порталы позволяют автоматизировать индивидуальные программы развития сотрудников, назначать прохождение курсов и отслеживать прогресс.

Интранет-порталы позволяют автоматизировать индивидуальные программы развития сотрудников, назначать прохождение курсов и отслеживать прогресс

Инструменты внутренних коммуникаций

Чем хороши интранет-порталы позволяют автоматизировать индивидуальные программы развития сотрудников, назначать прохождение курсов и отслеживать прогресс, а не во внешних мессенджерах?

Во-первых, нет шанса отвлекаться на миллион каналов, не связанных с работой. Во-вторых, сообщения можно сразу автоматически превращать в задачи со сроками и ответственными — такая фишка есть в интранет Битрикс24. В-третьих, общение в корпоративном мессенджере безопаснее: здесь вам может написать только тот, кто введен в структуру портала, лишних контактов здесь никогда не будет.

Помимо чатов существует главное место, связующее всех сотрудников живая лента новостей компании. Здесь можно распространять таргетированные новости на всю компанию или отдельно взятые подразделения: от информации о мероприятиях до стратегических вопросов развития компании. А еще получать моментальную обратную связь от сотрудников в виде просмотров, реакций и комментариев, которые запускают целые треды обсуждений.

Это похоже на внутрикорпоративную социальную сеть, которая сближает людей.

В рабочих чатах внутри портала можно не отвлекаться на внешние каналы

Внедрение HR-интранета: этапы и лучшие практики

Как успешно внедрить интранет в компании? Под «успешно» подразумевается результат, когда порталом ежедневно пользуется основная масса сотрудников и уже не мыслит рабочих процессов без этого инструмента.

Чтобы результат оправдал ожидания, нужно последовательно пройти через следующие этапы: провести аудит текущих HR-процессов, выбрать поставщика решения, организовать внедрение выбранного продукта и его интеграцию с существующими сервисами в компании.

Аудит существующих HR-процессов

Перед стартом проекта нужно провести аудит и моделирование текущих HR-процессов для их дальнейшего переноса на интранет-портал:

  1. Определите, какие HR-процессы вы хотите перенести на интранет-портал (например, найм, адаптация сотрудников, обучение и т.д.);
  2. Поставьте цели и результаты, которых нужно достичь по итогу внедрения интранета;
  3. Проведите аудит процессов: определите слабые места, которые требуют улучшения, и блоки для возможной автоматизации;
  4. Создайте модели бизнес-процессов в виде графических нотаций: модель «As is» — то, как процесс выглядит сейчас, и модель «To be» — то, как процесс должен выглядеть в автоматизированном виде на портале.

Кстати, с последним пунктом не обязательно справляться самостоятельно. С моделированием процессов поможет исполнитель-интегратор или разработчик.

Но до выбора исполнителя нужно определиться: надо ли писать свое уникальное решение или выбрать готовый интранет-портал и адаптируем его под себя.

Выбор оптимального решения: готовый продукт vs собственная разработка

Все зависит от задач.

Собственная разработка — это всегда долго и дорого, но зато можно создать полностью уникальный продукт под свои процессы и не зависеть от обновлений вендора.

Вопрос в том, а действительно ли нужен этот дорогостоящий уникальный проект? На рынке существуют готовые решения с открытым кодом, которые позволяют дорабатывать продукт, успешно приближая его к своим мечтам.

И даже облачные версии продуктов, которые нельзя кастомизировать, не мешают цифровизации основных HR-процессов (ниже подготовили реальные кейсы, которые помогут в этом убедиться).

Иногда отсутствие тотальной кастомизации играет на руку: продуманный UX продукта от вендора с многолетним стажем убережет от бесконечных доработок собственного портала из-за неудобства для пользователей.

Пошаговый план внедрения и интеграции

Если принято решение выбрать готовый продукт из существующих на рынке, то дальше план действий такой:

Шаг 1 Определить цели и требования. Соберите список задач, которые должен решать интранет-портал и требования от заинтересованных отделов. Не забудьте про отдельные HR-сервисы, которые сейчас используются в процессах. От некоторых возможно будет отказаться, т.к. их заменит функциональность портала, а некоторые нужно оставить и позаботиться об их интеграции с порталом.

Шаг 2 Выбрать платформу. При выборе поставщика продукта рекомендуется обратить внимание на следующие критерии:

  • Решение должно быть отечественным — это снизит риск потери доступов, если зарубежный вендор уйдет с рынка;
  • Вендор должен давно существовать на рынке, регулярно выпускать обновления продукта. Популярность решения гарантирует широкий выбор среди исполнителей, которые займутся реализацией проекта;
  • Имеет смысл ответить на вопрос, есть ли у данного продукта успешные кейсы внедрения в вашей отрасли или на похожем по задачам проекте. Кейсы можно найти как у вендора на официальном сайте, так и у интеграторов, которые реализуют проекты — заодно и с исполнителем определитесь;
  • Цена. Обратите внимание на модели оплаты по подписке в зависимости от количества пользователей — это выгодный вариант, который позволит проекту расти постепенно.

Шаг 3 Планирование проекта. Соберите проектную команду: интеграторов (внешних или внутренних) и ответственных, которые будут курировать интранет компании. Это могут быть ключевые сотрудники компании, отвечающие за процессы, которые будут реализованы на интранет-портале. Разбейте проект на этапы и определите сроки.

Шаг 4 Реализация проекта. На этом этапе происходит настройка платформы и создание кастомных доработок при необходимости.

Шаг 5 Тестирование. Проведите функциональное и пользовательское тестирование, проверьте безопасность портала, чтобы защитить данные.

Шаг 6 Обучение и запуск. Создайте руководства и инструкции, проведите обучение для пользователей, официально запустите портал для повседневной работы.

Шаг 7 Мониторинг и поддержка. Отслеживайте эффективность работы портала, собирайте обратную связь от пользователей. Обеспечьте техническую поддержку для устранения проблем и регулярно обновляйте портал.

Что поможет отслеживать эффективность внедрения интранет-портала? Рассмотрим дальше.

Измерение эффективности HR-интранета

Успех от внедрения и развития интранет-портала можно и нужно переводить в цифры, чтобы понимать, какую конкретно выгоду этот инструмент приносит бизнесу. Обратите внимание на ключевые показатели эффективности и влияние интранет-портала на производительность сотрудников.

Ключевые метрики и KPI

  • Использование портала: ежедневное (DAU) и ежемесячное (MAU) кол-во активных пользователей, частота входа на портал, среднее время пользователя на портале;
  • Эффективность HR-процессов: скорость закрытия вакансий с помощью внутренней реферальной системы, уровень текучести кадров, результаты обучения сотрудников;
  • Экономическая эффективность: экономия от снижения затрат на HR-процессы к инвестициям в интранет-портал (ROI);
  • Вовлеченность сотрудников: кол-во взаимодействий (реакции на посты в ленте новостей, кол-во UGC-контента в группах по интересам), уровень удовлетворенности сотрудников (eNPS);
  • Производительность сотрудников: скорость выполнения задач и принятия решений, снижение времени на поиск информации.

Поговорим о последних двух пунктах, т.к. производительность и вовлеченность сотрудников — одни из главных KPI в работе HR-отдела.

Оценка влияния на производительность и вовлеченность персонала

В списке выше перечислены количественные метрики. Помимо этого важно проводить качественный анализ влияния интранет-портала на производительность и вовлеченность сотрудников. Это можно сделать следующими способами:

  • Собирать обратную связь с помощью анкетирования (которое, кстати, можно автоматизировать на портале);
  • Создавать фокус-группы и проводить интервью;
  • Анализировать конкретные кейсы внутри компании, когда использование портала помогло сотрудникам решить проблемы или улучшить процессы.

Перейдем к кейсам успешного использования интранета среди отечественных и зарубежных компаний.

Кейсы успешного внедрения: примеры интранета в HR-процессах

HR-ориентированные интранет-порталы набирают популярность по всему миру, потому что помогают компаниям достигать амбициозных целей в управлении кадрами.

Опыт российских компаний

Каких реальных результатов интранет-порталы помогают добиваться российским компаниям? Вот несколько кейсов:

  • Автоматизация онбординга может увеличить единовременный выход сотрудников на адаптацию в 4 раза. А HR-отдел остается в прежнем составе, без расширений. Кейс девелоперской компании ФСК.
  • Запросы в HR-отдел от новых сотрудников возможно сократить на 40%, если использовать удобный формат обучения и онбординга на единой платформе. Кейс IT-компании в сфере транспорта «Урбантех»
  • Создание корпоративного университета на интранет-портале позволяет обучить 33 000 сотрудников и сократить расходы на офлайн-обучение. Кейс компании DNS.

Международные практики

Крупные международные компании используют интересные решения для развития своего интранета. Вот пара примеров:

  • Goodwill Industries International разработал для своего интранета усовершенствованный инструмент поиска, который позволяет сотрудникам выполнять поиск по таксономии из тысяч терминов, адаптированной к словарному запасу организации. Это сильно экономит время на поиск по документации, которая относится к 163 автономным организациям Goodwill;
  • Компания IBM активно использует персонализацию в своем интрасетевом сайте: новостные ленты портала показывают уникальный контент в зависимости от роли сотрудника, которую система считывает из профиля.

Такие решения были бы невозможны без использования искусственного интеллекта. Будущее уже наступило и российскому рынку тоже есть что предложить относительно инноваций в развитии интранета.

Будущее HR-интранетов: тренды и инновации

В будущем нас ждет развитие инструментов для геймификации и автоматизации процессов, внедрение искусственного интеллекта в повседневные задачи и аналитику, тренд на персонализированный пользовательский опыт и еще более удобные мобильные приложения для доступа в интранет из любой точки.

Интеграция с AI и машинным обучением

Уже сейчас на рынке существуют решения с встроенным искусственным интеллектом. Например, в Битрикс24 есть ИИ-помощник CoPilot, всегда готовый помочь с идеями и работой над текстами.

С усложнением AI придут возможности для его подключения к HR-процессам. Например, автоматический сбор данных из большого кол-ва резюме с помощью ИИ. Также будет развиваться направление предсказательной аналитики: искусственный интеллект поможет предсказывать уровень текучести кадров и потребности в обучении сотрудников на основе исторических данных.

Персонализация пользовательского опыта

Речь об адаптивных платформах обучения и персонализированных коммуникациях.

Анализ данных о сотрудниках с помощью ИИ поможет автоматически подбирать траекторию развития и открывать доступы к нужным курсам. Персонализированная коммуникация возможна с помощью чат-ботов, которые работают по разным сценариям относительно ролей сотрудников: это позволит отправлять разным категориям сотрудников персонализированные опросы и материалы для ознакомления.

Мобильные решения для удаленной работы

Доступ в интранет с персонального компьютера расширил возможности для работы и обучения без привязки к офису. Мобильные приложения продолжают эту тенденцию, позволяя уместить всю работу в карман.

Во-первых, это просто удобно, во-вторых, возможность моментально просмотреть нужные документы и связаться с коллегами увеличивает скорость принятия решений — у каждого из нас хоть раз была ситуация, когда это «спасало жизнь».

Скрин мобильного приложения Битрикс24

Заключение: как начать трансформацию HR-процессов с помощью интранета

Начать стоит с определения главных задач, которые должен закрывать интранет-портал. При выборе платформы рекомендуем присмотреться к универсальным решениям, которые помогут в цифровизации большинства HR-процессов.

Таким решением является Битрикс24, который объединяет в себе интранет-портал и HRM-систему. Битрикс24 стал лидером в Enterprise-сегменте: по версии премии Russian Intranet Awards 2023 это самая популярная платформа для интранета, а в 2024 году решение стало «Универсальной HR Tech-платформой года» по версии премии «Цифровая пирамида-2024».

Награды заслуженные, т.к. платформа гибко подстраивается под запросы бизнеса любого масштаба, обладает коробочной и облачной версиями. Встроенная функциональность помогает оцифровать большинство стандартных HR-процессов, но при желании продукт можно доработать под себя.

FAQ: Часто задаваемые вопросы

  • Интранет-портал организации, что это?

Интранет-портал — это внутренняя сеть, которая предназначена только для сотрудников конкретной организации. Портал представляет собой единое пространство для работы с централизованным доступом ко всей информации о компании и ее процессах.

  • Какие типичные ошибки совершают компании при внедрении HR-интранета?

Типичными ошибками могут быть: недостаточный сбор требований среди всех заинтересованных сторон на старте проекта; недостаточное внимание к сопротивлению сотрудников и их обучению работе с интранет-порталом; технические проблемы, например, недостаточная интеграция с существующими сервисами.

  • Как измерить ROI (return on investment) от внедрения HR-интранета?

Используйте формулу ROI = (годовая экономия с вычетом налога на прибыль / сумма инвестиций) * 100%

  • Может ли HR-интранет эффективно работать для распределенных команд и удаленных сотрудников?

Да, т.к. обеспечивает централизованный доступ к данным вне зависимости от географии.

  • Как HR-интранет может помочь в развитии корпоративной культуры?

HR-интранет помогает улучшить коммуникацию, усилить вовлеченность сотрудников в процессы, внедрить геймификацию в рабочие задачи и обучение.

  • Существуют ли отраслевые особенности при внедрении HR-интранета?

Особенности есть, но универсальные решения для внедрения HR-интранета помогают адаптировать продукт под запросы любой отрасли.

  • Как часто нужно обновлять и модернизировать HR-интранет?

Обновлять интранет-портал стоит по мере необходимости, опираясь на изменения в процессах компании. Также стоит следить за обновлениями вендора, чтобы использовать новую функциональность на максимум. Помимо этого обновления помогают противостоять постоянно появляющимся кибератакам, сохранить данные в безопасности.

Реклама. ООО «1С-Битрикс» ИНН 7717586110, ОГРН 5077746476209 Erid: LjN8KJs9o

CNews Forum 2024 CNews Forum 2024

erid:

Рекламодатель:

ИНН/ОГРН:

byteoilgas_conf 2024 byteoilgas_conf 2024

erid:

Рекламодатель:

ИНН/ОГРН:

LANSOFT: время комплексных бизнес-решений LANSOFT: время комплексных бизнес-решений

erid:

Рекламодатель:

ИНН/ОГРН:

Orion Digital Day Orion Digital Day

erid:

Рекламодатель:

ИНН/ОГРН:

ELMA DAY ELMA DAY

erid:

Рекламодатель:

ИНН/ОГРН: