21 Октября 2024 10:00 21 Окт 2024 10:00 |

Поделиться

Интранет в HR-стратегии: как автоматизировать рутину и вовлечь сотрудников в корпоративную культуру

Роль интранета в современной HR-стратегии

Тренды в построении корпоративной культуры современных компаний показывают, что особое внимание уделяется развитию талантов с помощью цифровых решений. Вот на что HR-специалисты сейчас делают фокус в своей работе:

Поиск и взращивание талантов, амбассадоров компаний для усиления HR-бренда. Миллениалы и зумеры ищут в работе смыслы, цели, эмоциональную связь с компанией, а не просто хорошую зарплату и карьерный рост;

Повышенное внимание к вовлечению сотрудников в корпоративную культуру и рабочие процессы. В HR-среде появилось такое понятие, как «тихое увольнение». Это когда сотрудник продолжает занимать свою должность, но выполняет только необходимый минимум задач, не вовлекаясь в работу эмоционально. Одна из задач корп культуры — сделать процессы более увлекательными, чтобы сотрудникам было интересно вкладываться в развитие компании;

Создание уникальных форматов онбординга и обучения сотрудников с использованием геймификации, которая делает рабочую жизнь наполненной и интересной;

Развитие корпоративных интранет-порталов, цифровизация процессов и внедрение искусственного интеллекта. Удаленный и гибридный графики — причина, по которой цифровые пространства становятся все более удобными, наполненными инструментами для совместной работы.

Какую роль играет интранет в построении современных HR-стратегий?

Интранет-системы позволяют компаниям стереть географические границы, собрать команду мечты и предоставить все инструменты сотрудникам для достижения поставленных бизнес-целей.

Интранет представляет собой рабочее место, которое способно объединить сотрудников разных поколений, обладающих разными профессиональными и личностными характеристиками, с разными графиками. И не просто объединить, но дать возможность наладить совместную работу в понятном для всех пространстве, которое делает процессы, коммуникацию и обучение проще.

Все преимущества от использования интранет-портала делятся на 2 больших направления: автоматизация рутинных процессов и создание единого информационного пространства.

Рассмотрим подробнее каждое.

Автоматизация рутинных HR-процессов

Сейчас уже сложно это представить, но раньше для согласования того же отпуска нужно было физически печатать заявление, потом идти в кабинет к Василию Петровичу для подписи, а Василий Петрович оказывался в командировке, и весь этот процесс тормозился на неопределенное время…

Появление удаленки привело за собой много сложностей, но при этом подтолкнуло компании к цифровизации процессов. А вместе с этим и к автоматизации действий, которые теперь выполняются нажатием пары кнопок.

HR-процессы, которые можно автоматизировать с помощью интранет-портала:

• Онбординг и адаптация сотрудников: ввести сотрудника в должность, предоставить доступы ко всей необходимой информации, автоматически назначить задачи на период адаптации и точки контроля за ходом испытательного срока;
• Управление персональными данными и документооборот: обновление личной информации о сотрудниках, отправка заявлений в HR-отдел и бухгалтерию, управление бенефитами;
• Обучение и развитие персонала: предоставление доступа к базе знаний, отслеживание прогресса обучения и сертификация, планирование траекторий развития;
• Коммуникация и вовлечение: централизованное распространение корпоративных новостей, организация чатов по темам/интересам для общения сотрудников, создание бонусных систем с внутренней валютой и магазином;
• Оценка эффективности и управление целями: сбор обратной связи, постановка и отслеживание целей и задач, формирование отчетности.

И бегать по кабинетам не надо, и времени на рутину тратится гораздо меньше, и никакие данные никуда не потеряются.

Кстати, о потерянной информации.

Создание единого информационного пространства для сотрудников

Удобно, когда вся информация о компании, ее продуктах/услугах, ее сотрудниках, все регламенты и своды правил хранятся в одном месте. Разрозненные источники информации приводят к потере важных документов или получению их неактуальных копий. Помимо этого сотрудники могут тратить до 36% времени в течение рабочего дня просто на поиск информации при отсутствии централизованного источника (это показало исследование Accesscorp.com).

Интранет-портал создает централизованный доступ ко всей информации:

• База знаний позволяет оформить все необходимые регламенты, инструкции и курсы для обучения;
• В мессенджере портала создаются чаты под проекты для обсуждения задач;
• Внутреннее хранилище файлов помогает обмениваться документами и наладить совместную работу над ними;
• Визуально оформленная оргструктура компании и личные профили сотрудников позволяют быстро найти нужных людей в большом штате.

Это не все возможности, которые предоставляет интранет. Познакомимся с его компонентами подробнее.

Ключевые компоненты HR-ориентированного интранета

Любой интранет-портал состоит, как правило, из множества разделов.

В зависимости от выбора вендора и исполнителя по внедрению интранет-портала, эти разделы могут отличаться по своей функциональности. Примеры, как это может выглядеть, возьмем из стандартного вида корпоративного HRM-портала Битрикс24, но помним, что продукт гибкий и его можно кастомизировать под свои запросы.

Личный кабинет сотрудника

Личный кабинет на интранет-портале закрывает несколько вопросов:

• Служит отправной точкой для доступа в другие разделы портала;
• Содержит персональную информацию о сотруднике, его роли в компании и месте в иерархии;
• Позволяет получить доступ ко всем подписанным с помощью ЭЦП кадровым документам.

Модуль адаптации новых сотрудников

Процесс онбординга и адаптации может быть поделен на этапы и визуально отображен в системе. Автоматизация процесса позволяет переводить сотрудника с этапа на этап, назначать задачи и контролировать их выполнение, постепенно открывать доступы к нужным для ввода в должность материалам.

Одна из ошибок процесса онбординга, которая вызывает стресс у новых сотрудников и снижает их шансы на успех — стараться в первые же дни нагрузить новенького всей информацией. Автоматизация позволяет погружать сотрудника в процессы постепенно, предоставлять ему на каждом этапе ровно ту информацию, которую он сразу применит на практике.

Главная задача в момент ввода сотрудника в должность — предоставить все доступы, показать, где какая информация лежит и как устроен портал, чтобы в будущем человек смог найти ответы на вопросы самостоятельно. Всю теорию в первый день он все равно не запомнит.

Система управления обучением и развитием

К слову о вопросах. Понятная и удобная система обучения сотрудников помогает удерживать кадры. По данным платформы Awardco цифровизация обучения может повысить уровень удержания сотрудников на 25-60%.

Внутри интранет-портала можно создать целый корпоративный университет со своей системой онлайн-курсов, тестированием и экзаменами, которые будут доступны в режиме «одного окна».

Помимо этого интранет-порталы позволяют автоматизировать индивидуальные программы развития сотрудников, назначать прохождение курсов и отслеживать прогресс.

Инструменты внутренних коммуникаций

Чем хороши интранет-порталы позволяют автоматизировать индивидуальные программы развития сотрудников, назначать прохождение курсов и отслеживать прогресс, а не во внешних мессенджерах?

Во-первых, нет шанса отвлекаться на миллион каналов, не связанных с работой. Во-вторых, сообщения можно сразу автоматически превращать в задачи со сроками и ответственными — такая фишка есть в интранет Битрикс24. В-третьих, общение в корпоративном мессенджере безопаснее: здесь вам может написать только тот, кто введен в структуру портала, лишних контактов здесь никогда не будет.

Помимо чатов существует главное место, связующее всех сотрудников — живая лента новостей компании. Здесь можно распространять таргетированные новости на всю компанию или отдельно взятые подразделения: от информации о мероприятиях до стратегических вопросов развития компании. А еще получать моментальную обратную связь от сотрудников в виде просмотров, реакций и комментариев, которые запускают целые треды обсуждений.

Это похоже на внутрикорпоративную социальную сеть, которая сближает людей.

Внедрение HR-интранета: этапы и лучшие практики

Как успешно внедрить интранет в компании? Под «успешно» подразумевается результат, когда порталом ежедневно пользуется основная масса сотрудников и уже не мыслит рабочих процессов без этого инструмента.

Чтобы результат оправдал ожидания, нужно последовательно пройти через следующие этапы: провести аудит текущих HR-процессов, выбрать поставщика решения, организовать внедрение выбранного продукта и его интеграцию с существующими сервисами в компании.

Аудит существующих HR-процессов

Перед стартом проекта нужно провести аудит и моделирование текущих HR-процессов для их дальнейшего переноса на интранет-портал:

1. Определите, какие HR-процессы вы хотите перенести на интранет-портал (например, найм, адаптация сотрудников, обучение и т.д.);
2. Поставьте цели и результаты, которых нужно достичь по итогу внедрения интранета;
3. Проведите аудит процессов: определите слабые места, которые требуют улучшения, и блоки для возможной автоматизации;
4. Создайте модели бизнес-процессов в виде графических нотаций: модель «As is» — то, как процесс выглядит сейчас, и модель «To be» — то, как процесс должен выглядеть в автоматизированном виде на портале.

Кстати, с последним пунктом не обязательно справляться самостоятельно. С моделированием процессов поможет исполнитель-интегратор или разработчик.

Но до выбора исполнителя нужно определиться: надо ли писать свое уникальное решение или выбрать готовый интранет-портал и адаптируем его под себя.

Выбор оптимального решения: готовый продукт vs собственная разработка

Все зависит от задач.

Собственная разработка — это всегда долго и дорого, но зато можно создать полностью уникальный продукт под свои процессы и не зависеть от обновлений вендора.

Вопрос в том, а действительно ли нужен этот дорогостоящий уникальный проект? На рынке существуют готовые решения с открытым кодом, которые позволяют дорабатывать продукт, успешно приближая его к своим мечтам.

И даже облачные версии продуктов, которые нельзя кастомизировать, не мешают цифровизации основных HR-процессов (ниже подготовили реальные кейсы, которые помогут в этом убедиться).

Иногда отсутствие тотальной кастомизации играет на руку: продуманный UX продукта от вендора с многолетним стажем убережет от бесконечных доработок собственного портала из-за неудобства для пользователей.

Пошаговый план внедрения и интеграции

Если принято решение выбрать готовый продукт из существующих на рынке, то дальше план действий такой:

Шаг 1 — Определить цели и требования. Соберите список задач, которые должен решать интранет-портал и требования от заинтересованных отделов. Не забудьте про отдельные HR-сервисы, которые сейчас используются в процессах. От некоторых возможно будет отказаться, т.к. их заменит функциональность портала, а некоторые нужно оставить и позаботиться об их интеграции с порталом.

Шаг 2 — Выбрать платформу. При выборе поставщика продукта рекомендуется обратить внимание на следующие критерии:

• Решение должно быть отечественным — это снизит риск потери доступов, если зарубежный вендор уйдет с рынка;
• Вендор должен давно существовать на рынке, регулярно выпускать обновления продукта. Популярность решения гарантирует широкий выбор среди исполнителей, которые займутся реализацией проекта;
• Имеет смысл ответить на вопрос, есть ли у данного продукта успешные кейсы внедрения в вашей отрасли или на похожем по задачам проекте. Кейсы можно найти как у вендора на официальном сайте, так и у интеграторов, которые реализуют проекты — заодно и с исполнителем определитесь;
• Цена. Обратите внимание на модели оплаты по подписке в зависимости от количества пользователей — это выгодный вариант, который позволит проекту расти постепенно.

Шаг 3 — Планирование проекта. Соберите проектную команду: интеграторов (внешних или внутренних) и ответственных, которые будут курировать интранет компании. Это могут быть ключевые сотрудники компании, отвечающие за процессы, которые будут реализованы на интранет-портале. Разбейте проект на этапы и определите сроки.

Шаг 4 — Реализация проекта. На этом этапе происходит настройка платформы и создание кастомных доработок при необходимости.

Шаг 5 — Тестирование. Проведите функциональное и пользовательское тестирование, проверьте безопасность портала, чтобы защитить данные.

Шаг 6 — Обучение и запуск. Создайте руководства и инструкции, проведите обучение для пользователей, официально запустите портал для повседневной работы.

Шаг 7 — Мониторинг и поддержка. Отслеживайте эффективность работы портала, собирайте обратную связь от пользователей. Обеспечьте техническую поддержку для устранения проблем и регулярно обновляйте портал.

Что поможет отслеживать эффективность внедрения интранет-портала? Рассмотрим дальше.

Измерение эффективности HR-интранета

Успех от внедрения и развития интранет-портала можно и нужно переводить в цифры, чтобы понимать, какую конкретно выгоду этот инструмент приносит бизнесу. Обратите внимание на ключевые показатели эффективности и влияние интранет-портала на производительность сотрудников.

Ключевые метрики и KPI

• Использование портала: ежедневное (DAU) и ежемесячное (MAU) кол-во активных пользователей, частота входа на портал, среднее время пользователя на портале;
• Эффективность HR-процессов: скорость закрытия вакансий с помощью внутренней реферальной системы, уровень текучести кадров, результаты обучения сотрудников;
• Экономическая эффективность: экономия от снижения затрат на HR-процессы к инвестициям в интранет-портал (ROI);
• Вовлеченность сотрудников: кол-во взаимодействий (реакции на посты в ленте новостей, кол-во UGC-контента в группах по интересам), уровень удовлетворенности сотрудников (eNPS);
• Производительность сотрудников: скорость выполнения задач и принятия решений, снижение времени на поиск информации.

Поговорим о последних двух пунктах, т.к. производительность и вовлеченность сотрудников — одни из главных KPI в работе HR-отдела.

Оценка влияния на производительность и вовлеченность персонала

В списке выше перечислены количественные метрики. Помимо этого важно проводить качественный анализ влияния интранет-портала на производительность и вовлеченность сотрудников. Это можно сделать следующими способами:

• Собирать обратную связь с помощью анкетирования (которое, кстати, можно автоматизировать на портале);
• Создавать фокус-группы и проводить интервью;
• Анализировать конкретные кейсы внутри компании, когда использование портала помогло сотрудникам решить проблемы или улучшить процессы.

Перейдем к кейсам успешного использования интранета среди отечественных и зарубежных компаний.

Кейсы успешного внедрения: примеры интранета в HR-процессах

HR-ориентированные интранет-порталы набирают популярность по всему миру, потому что помогают компаниям достигать амбициозных целей в управлении кадрами.

Опыт российских компаний

Каких реальных результатов интранет-порталы помогают добиваться российским компаниям? Вот несколько кейсов:

• Автоматизация онбординга может увеличить единовременный выход сотрудников на адаптацию в 4 раза. А HR-отдел остается в прежнем составе, без расширений. Кейс девелоперской компании ФСК.
• Запросы в HR-отдел от новых сотрудников возможно сократить на 40%, если использовать удобный формат обучения и онбординга на единой платформе. Кейс IT-компании в сфере транспорта «Урбантех»
• Создание корпоративного университета на интранет-портале позволяет обучить 33 000 сотрудников и сократить расходы на офлайн-обучение. Кейс компании DNS.

Международные практики

Крупные международные компании используют интересные решения для развития своего интранета. Вот пара примеров:

• Goodwill Industries International разработал для своего интранета усовершенствованный инструмент поиска, который позволяет сотрудникам выполнять поиск по таксономии из тысяч терминов, адаптированной к словарному запасу организации. Это сильно экономит время на поиск по документации, которая относится к 163 автономным организациям Goodwill;
• Компания IBM активно использует персонализацию в своем интрасетевом сайте: новостные ленты портала показывают уникальный контент в зависимости от роли сотрудника, которую система считывает из профиля.

Такие решения были бы невозможны без использования искусственного интеллекта. Будущее уже наступило и российскому рынку тоже есть что предложить относительно инноваций в развитии интранета.

Будущее HR-интранетов: тренды и инновации

В будущем нас ждет развитие инструментов для геймификации и автоматизации процессов, внедрение искусственного интеллекта в повседневные задачи и аналитику, тренд на персонализированный пользовательский опыт и еще более удобные мобильные приложения для доступа в интранет из любой точки.

Интеграция с AI и машинным обучением

Уже сейчас на рынке существуют решения с встроенным искусственным интеллектом. Например, в Битрикс24 есть ИИ-помощник CoPilot, всегда готовый помочь с идеями и работой над текстами.

С усложнением AI придут возможности для его подключения к HR-процессам. Например, автоматический сбор данных из большого кол-ва резюме с помощью ИИ. Также будет развиваться направление предсказательной аналитики: искусственный интеллект поможет предсказывать уровень текучести кадров и потребности в обучении сотрудников на основе исторических данных.

Персонализация пользовательского опыта

Речь об адаптивных платформах обучения и персонализированных коммуникациях.

Анализ данных о сотрудниках с помощью ИИ поможет автоматически подбирать траекторию развития и открывать доступы к нужным курсам. Персонализированная коммуникация возможна с помощью чат-ботов, которые работают по разным сценариям относительно ролей сотрудников: это позволит отправлять разным категориям сотрудников персонализированные опросы и материалы для ознакомления.

Мобильные решения для удаленной работы

Доступ в интранет с персонального компьютера расширил возможности для работы и обучения без привязки к офису. Мобильные приложения продолжают эту тенденцию, позволяя уместить всю работу в карман.

Во-первых, это просто удобно, во-вторых, возможность моментально просмотреть нужные документы и связаться с коллегами увеличивает скорость принятия решений — у каждого из нас хоть раз была ситуация, когда это «спасало жизнь».

Скрин мобильного приложения Битрикс24

Заключение: как начать трансформацию HR-процессов с помощью интранета

Начать стоит с определения главных задач, которые должен закрывать интранет-портал. При выборе платформы рекомендуем присмотреться к универсальным решениям, которые помогут в цифровизации большинства HR-процессов.

Таким решением является Битрикс24, который объединяет в себе интранет-портал и HRM-систему. Битрикс24 стал лидером в Enterprise-сегменте: по версии премии Russian Intranet Awards 2023 это самая популярная платформа для интранета, а в 2024 году решение стало «Универсальной HR Tech-платформой года» по версии премии «Цифровая пирамида-2024».

Награды заслуженные, т.к. платформа гибко подстраивается под запросы бизнеса любого масштаба, обладает коробочной и облачной версиями. Встроенная функциональность помогает оцифровать большинство стандартных HR-процессов, но при желании продукт можно доработать под себя.

Реклама. ООО «1С-Битрикс» ИНН 7717586110, ОГРН 5077746476209 Erid: LjN8KJs9o

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка